CEREMONIAL Y PROTOCOLO

El ceremonial moderno no es la actividad típica de maleteros genuflexos , con sumisión canina, ni de chaperones elegantes para conducir y atender delegaciones extranjeras.
Para ellos todo era método, regla, y medida. Palabras del profesor Aníbal Gotelli (presidente de la Asociación Argentina de Profesionales de ceremonial de la Republica Argentina).
Dentro del organigrama de una empresa, institución o repartición publica sus funcionarios y colaboradores deben conocer nociones mínimas de protocolo.
Todo acto por mas insignificante que parezca debe mantener las nociones básicas del protocolo.
El desconocimiento de esto puede acarrear ciertas dificultades desagradables.
PROTOCOLO: Regla ceremonial diplomática o palatina. Deriva del latín protocollum.
CEREMONIAL: Relativo a ceremonias, conjunto de formalidades para la celebración de reuniones sociales, religiosas, políticas, estatales , etc.
Las instituciones logran a través de la aplicación del protocolo mayor nivel de reconocimiento. Este es el motivo por el cual se debe de asesorar a todo su personal ,para motivar a que todos puedan practicarlo.
Para el publico en general el ceremonial es la típica disciplina de los pésames, sin sentido, producto de costumbres de la aristocracia.
Por eso quienes desconocen el verdadero sentido del protocolo, se les antoja complejo y exasperante. Conjunto de actitudes mecánicas y frías.
Esto surge del complejo boato que rodeaba a nobles y monarcas.
Los conocimientos eran guardados celosamente, por los chambelanes palatinos. Cuidando de este modo su posición de privilegio que les daba el pertenecer a las cortes.
El paso del tiempo ha ido modificando esto, y los usos y costumbres que se creían propias de alguna distinción o lugar de privilegio social ,pasaron a integrar los hábitos del vulgo y se tornaron indispensables a la hora de compartir alguna ceremonia. Ya sea en el ámbito privado o publico. Cumpleaños de quince ,asunción de un mandato, entrega de diploma todo es propicio para poner en practica ciertas disciplinas. Esto le da técnica organizativa y comunicacional que consiste en lograr armonía con las personas, las acciones y los elementos en cualquier manifestación estatal, institucional, empresaria o social de carácter publico o privado.

EVOLUCION DEL CEREMONIAL

En la actualidad es una disciplina dinámica. Las reglas y los procedimientos son mutables y a medida que los pueblos y los usos y costumbres se modifican, modifican su aplicación.

ACTOS DE CULTO: El ceremonial se halla ligado firmemente a lo religioso. desde tiempo inmemorial, el rey-dios, el rey-sacerdote, el medicine man, se han visto rodeados de ceremonias rituales, desde el Egipto faraónico o el Imperio romano hasta los ritos vudú africano.

ARTE: Nace a partir del advenimiento de los pueblos bárbaros y posterior conformación del Sacro Imperio Romano Germánico. Culmina a mediados del siglo 19,en ese entonces abundan los chambelanes, heraldos, maceros. Predomina la aparatosidad. Estos sujetos actuaban como alquimistas esotéricos. La cortesía se consideraba un arte de exquisitos.

SABER PRACTICO: Es un tipo de ceremonial positivo, escrupulosamente codificado, organizado, articulado y sistematizado. Se promulga y publica para conocimiento de todos los integrantes de los diferentes estratos. Sus figuras centrales son los ministros o funcionarios de rango. es comprensible y muy fácil de aplicar las normas.


EL CEREMONIAL Y LAS RELACIONES PUBLICAS:

En la actualidad las jefaturas y departamentos de relaciones publicas se ocupan de las practicas del ceremonial de las empresas.
Esto es erróneo y pernicioso. Ocasiona contratiempos y perjuicios porque sus directivos confunden los objetivos del ceremonial con el de relaciones publicas.

Por ejemplo el ceremonial reconoce sus orígenes en la organización político-social de los comienzos de la civilización, a diferencia de las relaciones publicas que es una creación relativamente nueva, pues su primer antecedente es del 1906 cuando en Nueva York se instalo la primera consultora. Como así también la primer campaña organizada para modificar la imagen deteriorada de un personaje totalmente impopular por ese entonces. Mr.Rockefeller.

Mientras que el ceremonial busca elevar la imagen de las empresas, o reparticiones a través del pulido de sus integrantes; las relaciones publicas buscan elevar esa misma imagen revistiendo a las empresas, directivos, productos y servicios con cualidades que a veces no tienen.

El ceremonialista es un pulidor de imagen.

El relacionista es un vendedor de imagen.

Las relaciones publicas destacan el producto o el servicio y su fundamento es economico , a cambio el ceremonial destaca al funcionario que promueve ese producto o servicio y su sentido es cultural

Las primeras se basan en encuestas y sondeos de la opinión publica. En cambio el ceremonial se preocupa por estudiar y comprender las individualidades para captar voluntades a través de contactos placenteros y respetuosos. Y posee antecedentes ancestrales de aplicación.

Las relaciones publicas son la consecuencia de la unión de varias disciplinas.
El ceremonial se basa en reglas.

UBICACIÓN DE LA OFICINA DE PROTOCOLO:

Debe ubicarse de tal forma que este en estrecha conexión con el organismo máximo de la institución o empresa o repartición..Esto lo justifica que el profesional a cargo debe saber al dedillo las aspiraciones y necesidades de su superior
Ambos deben aunar criterios en cuanto a fechas, lugares ,desarrollo y disposiciones de actos públicos en las que se vea la empresa representada por sus jerárquicos.
El trato cotidiano hace que el encargado del ceremonial goce de la confianza y el respeto de los superiores, y esto hace que logre su cooperación...pues queda claro que sin su participación, muchas reuniones oficiales fracasarían. Surgirían incomunicaciones, malos atendidos y superposiciones entre los participantes.


DIFERENTES AREAS DE APLICACIÓN DEL CEREMONIAL

A) PUBLICO

B) PRIVADO

C) SOCIAL



A) PUBLICO
También llamado Ceremonial de Estado, Protocolo o Etiqueta Oficial.
Es la rama que se ocupa de organización de los actos y ceremonias de carácter oficial en la que participan autoridades .
Ninguna manifestación publica estará correctamente organizada si no se tienen en cuenta las reglas internacionales.
Herramientas técnicas que optimizan el protocolo del Estado en las recepciones y atención ya sea de nuestro propio país o del exterior. Como así la distribución de símbolos patrios. También los gestos, y el comportamiento social de los agentes del servicio civil y el contacto que mantienen con visitas propias o extranjeras.
El ceremonial publico es de naturaleza legal. Se aplica sobre instituciones y actividades, y su contextura jerárquica se encuentran establecida en forma de pirámide escalonada marcada ya sea por la Constitución Nacional o por los reglamentos administrativos.
Dentro de este estrato se encuentran el ceremonial castrense, eclesiástico, judicial, etc.

B) PRIVADO
Etiqueta Social.
Es el que se aplica a los actos privados de los individuos como el comer, el vestirse, el servir. Rigen el buen gusto y las buenas costumbres.

C) SOCIAL
Corresponde a la norma y organización que rige las relaciones publicas y cívicas de los habitantes de la comunidad. Se divide en 1)Urbanidad y 2)Cultura Cívica.

1)Urbanidad: Se ocupan del estudio y disposición de principios y norman que tienden al comportamiento y armónica convivencia de los habitantes del centro urbano. Higiene, decoro, respeto, buen trato social..

2)Cultura Cívica: Se ocupa de los principios, formas y conservación de los símbolos patrios, formas cívicas, amor a la patria a las leyes, alas instituciones y ala diferentes culturas, religiones creencias e ideologías.



REGLAS OPERATIVAS DE LA GESTION PROTOCOLAR

Son las que internacionalmente e históricamente, se denominan reglas de ceremoniales.
Se aplican en todos los países regidos por el sistema protocolar del tipo occidental.

Ø Regla de la Precedencia
Ø Regla del Centro Métrico
Ø Regla de la Derecha
Ø Regla de la Proximidad
Ø Regla de la Ordenación Lateral
Ø Regla dela Ordenación Lineal
Ø Regla dela Ordenación Alfabética
Ø Regla de la Antigüedad
Ø Regla de la Igualdad Jurídica
Ø Regla del Alternado
Ø Regla de la Analogía

Estas reglas se aplican en cualquier ámbito que se desee organizar correcta y armoniosamente, cualquier manifestación estatal, institucional, empresaria o social de carácter formal.

PRECEDENCIA

Es aquella por la cual se reconoce y asigna a una jerarquía la primacía sobre otra. Es la mas antigua. Cuando las Ordás y los clanes se organizan comienzan a dar lugar de privilegio al líder (rey-sacerdote, rey-dios(, secundado por grupo selecto de patriarcas que le servían y lo protegían de los de mas. De esta manera se imitaba a la naturaleza, donde lo superior tiene primacía sobre lo inferior. En la actualidad, la civilización ha dado variantes a esta regla.

1)CONSUETUDINARIA: Se establece por respeto a las jerarquías por usos y costumbres.
Se le guarda el lugar de privilegio en algún acto o evento a una figura relevante de una comunidad.

2)NORMATIVA: Se establece por leyes , decretos o resoluciones del Estado. El orden de jerarquía decreciente lo da la Constitución del País.

3)INTERPRETATIVA: Es aquel modo piramidal que establecen las empresas en relación a sus funcionarios y a sus jerarquías. Esto a veces trae complicaciones al momento de establecer precedencia entre funcionarios de igual jerarquía.


CENTRO METRICO

Es aquella que establece que el anfitrión, o quien lo reemplace, debe ocupar el centro métrico del estrado , mesa o palco. Esta regla reconoce una sola excepción y es en relación al Presidente de la Nación o Gobernadores e Intendentes, donde el anfitrión debe cederle el lugar, puesto que estos son considerados los dueños de casa en cualquier. sitio dentro del territorio que administran.

DERECHA

Complementaria de la anterior, le corresponde a la persona que ocupa el segundo lugar en el orden de precedencia. Debe ser ubicada a la derecha del anfitrión, o sea a la derecha del centro métrico, esto significa que quedara al izquierda a los ojos de los espectadores.
En caso que el anfitrión se encuentre acompañado de su esposa o de otro invitado de igual jerarquía se debe complementar con el CENTRO METRICO del siguiente modo: compartiendo con ella o el ese centro métrico, situándola/o a su derecha. El ceremonial reconoce el mismo trato a la esposa que al anfitrión. El protocolo reconoce por cortesía a las mujeres el lugar de la derecha de su acompañante masculino.
La única excepción es el Privilegio Monárquico, donde jamás el Rey cede la derecha a su esposa, ya que esta es considerada soberana consorte. En el caso que la mujer sea la soberana, recibe la derecha por reina y por mujer.
En el caso que sean dos presidentes el anfitrión del país, da siempre la derecha a su invitado.
En el caso que los anfitriones sea un matrimonio que reciba a otro matrimonio de igual jerarquía se deben respetar tres secuencias diferentes.
a)secuencia de recepción: El matrimonio anfitrión recibe a los invitados en la explanada del aeropuerto, repartición, etc. Se escuchan himnos, se leen discursos de bienvenida, se presentan comitivas. En este momento los mandatarios comparten el Centro Métrico del podio. El anfitrión brinda la derecha a su invitado. Las esposas serán ubicadas a la izquierda la del anfitrión y a la derecha del invitado la suya.
b)secuencia de atención: Finalizado el acto deben confraternizar ambos matrimonios, intercambiando opiniones ,quedando distribuidos de la siguiente manera, el anfitrión da su derecha al invitado de honor, y su esposa queda a la derecha de este, mientras que la esposa del invitado quedara colocada a la izquierda del dueño de casa, esto facilita la comunicación.
c)secuencia de despedida: Se reitera la ubicación de la recepción.

PROXIMIDAD

Es la que establece el lugar que debe ocupar el tercer integrante en orden de la precedencia.
En este caso se lo ubicara ala izquierda del anfitrión, o sea a la izquierda del Centro Métrico.
Esto permite ubicar a las distintas autoridades de derecha a izquierda del Centro Métrico, logrando una visión armónica.
Cabe acá aclarar que en relación al jefe de Estado no siempre que visita un lugar el anfitrión debe quedar a su derecha, ocurre que tanto el Presidente como el anfitrión no pueden ser desplazados del Centro Métrico. Por lo tanto en caso que en una repartición publica o privada donde concurra el Presidente debe actuarse del siguiente modo: El presidente en el Centro Métrico, a su izquierda el anfitrión, y a su derecha en orden de precedencia los demás funcionarios que presidan el acto. Las precedencias comienzan a partir del Presidente. O sea que es el numero 0 en todo acto. La distribución parte desde el, el es el numero 0, el anfitrión el A que le ofrece a su vez su derecha, y a la derecha del Presidente el primer funcionario, luego el segundo... y así....


ORDEN LATERAL

Es operativa y establece que todas las autoridades deben ser ubicada en la zona presidencial por disposición lateral. O sea que en el caso que se encuentren cinco funcionarios en un palco ninguno debe estar delante del otro. En la etiqueta Democrática, se señala este orden protocolar por la ubicación de la derecha y la proximidad. Partiendo desde 0,a la derecha 1 y 3 a la izquierda 2 y 4 y así.... Por el contrario en la Etiqueta Monárquica esto varia fundamentalmente, puesto que la ubicación del Rey esta siempre encima de la de los demás funcionarios del reino. Su trono esta siempre unos pasos delante, que el de los funcionarios. El sillón del Rey solo se alinea con el de la Reina y sus demás miembros de la familia real.


ORDEN LINEAL

En este caso la fila debe ser encabezada por el anfitrión seguido por las restantes jerarquías.
Por lo general los funcionarios se desplazan por parejas haciendo mas fácil la comunicación, en ese caso el funcionario de mayor jerarquía debe recibir la derecha del menor. Y la esposa o el invitado de honor también.
Se ubican linealmente 1-3-5-7- a su lado 2-4-6-8-, A- EA, detrás I-EI.


ORDEN ALFABETICA

Generalmente en estos casos suelen aplicarse diferente s criterios,
· Por antigüedad
· Por edad cronológica
· Por benéficos que reporte


Como cualquiera de estas tres alternativas trae muchos conflictos aparejados, se opta entonces por denominar por orden alfabético a las reparticiones, en este caso nadie puede hacer ningún tipo de reclamos. Primero las áreas, luego las sub áreas y así. Ministerios, secretarias, subsecretarias direcciones, subdirecciones.
Esto es muy conveniente en el caso de representaciones diplomáticas de diferentes países, se ordenan por alfabeto y cada representante oficia su discurso en el idioma declarado.


IGUALDAD JURÍDICA

Tiene por objeto reconocer a todos los países del mundo y a sus representantes con plena igualdad jurídica internacional.
Surge de los cinco derechos fundamentales que reconocen a todos los Estado que conforman la comunidad internacional. a) derecho a igualdad jurídica, b) derecho a la independencia, c) derecho a la auto conservación, d) derecho al honor e) derecho al libre comercio.
El orden de precedencia es respetado sin depender del poderío económico o político que posea cada Estado. Se deberá tener en cuenta la antigüedad de la presentación de sus cartas credenciales o de su toma efectiva de funciones. Violar este criterio va contra los principios elementales de la etiqueta oficial internacional.


ALTERNADO

Consiste en la confección de tantos originales como signatarios deban suscribirlos. También se lo denomina Rotación Protocolar, tiene dos fundamentos 1) que cada suscriptor conserve para si un original del tratado o convenio.2) que su rubrica sea la primera en el documento.
Este es el sistema implementado en la firma de convenios internacionales .Ambos mandatarios firman y ofrecen mutuamente la suya a su par para su firma. Luego vuelven a intercambiarlas y de ese modo cada uno conserva el original con su firma en primer lugar.
Cada signatario conserva el original que cita su nombre o el de su país en primer lugar.


ANTIGÜEDAD

Esta costumbre remite a usar un criterio de anterioridad temporal. Se puede reconocer mayor edad, mayor antigüedad.
1) antigüedad por cargo: es el que se aplica en la actualidad a nivel internacional para establecer el orden protocolar de los miembros del cuerpo diplomático. En el caso de las ceremonias castrenses se otorga dentro del mismo rango el lugar al oficial mas antiguo.
2)antigüedad de la empresa, repartición: Se utiliza al solo efecto de dirimir colisión
jerárquica
3)antigüedad cronológica: Se dirime ante colisión, por el de mayor edad cronológica.


ANALOGÍA

Esta quizá sea la regla mas aplicada ,puesto que con mucha frecuencia ocurre que se debe asignar precedencia por similitud o aproximación jerárquica a funcionarios que no se encuentran contemplados en un orden preestablecido oficialmente.
En materia protocolar estas situaciones se denominan lagunas. Hay países que son muy minuciosos con su protocolo, y guardan el lugar de designación hasta del ultimo de los funcionarios municipales. En cambio otros son de tal vaguedad que es imposible asignarles un lugar. Se toma como solución incluir la ultima jerarquía creada, bajo la ultima existente del mismo rango.



DISPOSITIVOS PROTOCOLARES SIMPLES

q PALCOS
q ESTRADOS
q SALONES
q AUDITORIO


PALCOS Y ESTRADOS

se resuelven de igual forma.

El anfitrión ocupa el centro métrico exacto, en estos casos. El resto de los miembros del cuerpo directivo se ubican de derecha a izquierda de acuerdo con su estricto orden de precedencia.
La esposa del anfitrión ocupa la derecha, en el centro métrico. Si fuera en el orden monárquico seria ala izquierda.
En el caso que halla invitado de honor, la derecha la ocupara este y su esposa a la derecha del agasajado. A su izquierda la esposa del invitado.
En el caso que el presidente de la Nación sea el invitado, el presidente de la firma ofrece su derecha y el centro métrico. A su vez el Presidente ofrece su derecha al dignatario de mayor jerarquía presente.
La línea debe finalizar con la presencia delas esposas, en ambos extremos, en el caso de estar presentes. A la derecha del invitado, la esposa del Presidente y la izquierda del anfitrión la del invitado. Si hay mas personas que deben ubicarse será por derecha y proximidad .
En este caso no se respeta “el descanso de los matrimonios”,que si debe funcionar con los comensales en la mesa .
Esta costumbre viene de la época regia, donde se debía estar atento a las conspiraciones de Estado. Sentados de forma alternadas hombres y mujeres, se cubría también la necesidad de cortesía que debía imperar delante de las damas presentes, de lo contrario estas se aburrían y los hombres hablaban todo el tiempo de política.


Distribución de palcos al aire libre

En este caso en el centro métrico, va la plana mayor y en los restantes de derecha a izquierda el resto de las autoridades.

Por ultimo ,cabe aclarar que le orden de los asientos de cada hilera de palcos deberá establecerse numerándolos a partir de la pared lateral mas cercana al palco central.


59 58 57 56 55 33 31 29 28 30 32 34 80 81 82 83 84
xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx
39 38 37 36 35 5 3 1 A 2 4 6 60 61 62 63 64

SALONES

Tres opciones

A)El escritorio objeto de la firma se ubica perpendicularmente respecto de la pared principal del salón.
El firmante invitado a la derecha de la pared principal y a la izquierda el firmante anfitrión. A cada lado de ellos se colocan los respectivos ayudantes quienes se encargan del intercambio de carpetas.|.
Por detrás de ellos y formando abanico a lo largo de la pared principal y sus laterales , se ubican las delegaciones y los invitados. De frente a ellos y formando herradura la prensa.


B)El escritorio paralelo a la pared principal y coincidente con el centro métrico del salón.
A la derecha firmante invitado y a la izquierda anfitrión. A sus lados los ayudantes. A la derecha del centro métrico pero sobre la pared principal ,el locutor.
A lo largo de las paredes laterales, los asientos de las delegaciones y los invitados. Los extranjeros a la derecha del invitado y los nacionales a la izquierda del anfitrión.
Frente a los mismos y en forma de herradura la prensa.

C)En este modo el escritorio y el locutor se disponen igual, pero la prensa en este caso se ubica sobre las paredes laterales y las delegaciones e invitados a manera de auditorio a lo largo del corredor central del salón

Esta disposiciones valen igual para entrega de distinciones, placas, títulos, medallas, conferencias, seminarios, etc. .
AUDITORIO

1)Sobre los escenarios, los escritorios para los oradores,(anfitrión, invitado y dos personalidades mas),mas el locutor, y las delegaciones.
Abajo, en los corredores a los costados del publico ,la prensa. Si el locutor no pudiera acomodarse dentro del escenario, deberá hacerlo al nivel del publico al lado de la escalera derecha del mismo.

2)Si en vez de butacas son sillas, se colocan de forma impar y sin pasillo central.
El primer personaje en la primera hilera de sillas en el centro métrico exacto, enfrentado al lugar donde tomara asiento el anfitrión. La hilera se completa según las reglas de la Derecha y Proximidad y así hasta completar todas las filas. Teniendo en cuenta que el numero que comienza la fila siguiente debe empezar detrás del numero uno.

11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10
. 22 20 18 16 14 12 13 15 17 19 21

3)Sillas con pasillo central. En este caso por el centro métrico se forma una línea imaginaria , que permita que queden a ambos lados la misma cantidad sillas. Estas se deben numerar de tal modo que el personaje de mayor jerarquía quede a la derecha de esa línea imaginaria. El segundo personaje en cuestión debe recibir la derecha del principal.
Luego todos los demás según las reglas de Derecha y Proximidad.

10 8 6 4 2 1 3 5 7 9
20 18 16 14 12 11 13 15 17 19

4)También este caso posee un pasillo central pero es indistinto si las hileras son pares o impares. Esta disposiciones se denomina de Iglesia.
Debe asignarse la precedencia a las alas de las sillería , las de lado derecho tienen prioridad sobre el lado izquierdo. El personaje con mayor precedencia del auditorio deberá de ser ubicado en el asiento mas cercano al pasillo de la primer hilera del ala numero 1.
El segundo personaje se ubica en el asiento mas cercano al pasillo de la primera hilera del ala numero 2.
Los demás asistentes se ubican a la izquierda del numero 1 si son impares y a la derecha del numero 2 si son pares.
Lo mismo se procede con todas las hileras. El inconveniente es que si hay algunas ausencias, es engorroso modificar todo sobre la marcha.


“NORMAS PARA LA ORGANIZACION PROTOCOLAR DE TODO TIPO DE ACTOS Y REUNIONES:

LOGÍSTICA PROTOCOLAR”


FINALIDAD

Se destacan cinco: a) conmemorar, b) homenajear, c) celebrar, d) atraer , e) simular.

El ejecutivo o funcionario a cargo de la ceremonia debe saber exactamente cual es el efecto que se quiere lograr u obtener.
Si en esa comunicación hay ruidos, el objetivo se pierde. y la recepción o acto fracasa.

a) Conmemoración:
El acto se organiza para celebrar una fecha patria o un hecho de trascendencia en la vida de la institución.

b) Homenaje:
se realiza para homenajear a un directivo , funcionario . o personalidad destacada en áreas como social, científica, política, artística .Vivo o muerto, nacional o extranjero.

c) Celebrar:
La recepción se lleva a cabo para dar mayor realce a la incorporación de un directivo a la institución o para solemnizar la firma de un acuerdo, un convenio, la concesión o la finalización de una obra, etc.

d) Atracción: El acto, se organiza para presentar a un nuevo programa de Gobierno, un candidato, convencer de beneficios,,exaltar características.

e) Simulación: Se planifica para ocultar una bancarrota, disimular a un revés político o financiero, disimular la captación de un funcionario por la competencia, o el fracaso de un plan presentado con grandes honores.


INVITADOS:

Una vez conocido el objetivo, se confeccionan las listas, estas deben ser cuatro a) invitados naturales, b) invitados ocasionales, c) invitados generales y d) invitados de reserva.

a) Naturales: Son todos los directivos o funcionarios de la institución anfitriona que deben concurrir obligatoriamente
b) ocasionales: Personas especialmente invitadas y que hacen ala razón o esencia del acto.
c) generales: Personalidades de la vida política, cultural , científica o diplomática, que den relevancia al acto.
d) reserva: Son los invitados que se tienen en lista de reserva, para cubrir en caso de necesidad los espacios en blanco como asientos ,mesas. Estos seleccionados no pueden negarse a concurrir, es considerada carga ceremonial. En el caso de estos invitados deben tener la misma jerarquía de las personas ausentes de lo contrario podría ser descubierto inmediatamente y provocar disgusto de los pares del ausente.

Por ultimo se debe armar una lista única, ,su orden correlativo guardara el de precedencia. También en esa lista debe decidir si incluye a no a los cónyuges. En ese caso se confecciona otra lista con los respectivos nombres guardando el lugar de precedencia que le corresponde de acuerdo a su esposa o esposo según fuera el caso.

Luego de finalizada la lista debe repasarse para evitar focos de conflictos. Que son aquellos que se producen al quedar ubicadas personas con características diferentes, ya sean , políticas, religiosas, etc. Esto se soluciona alterando el orden de precedencia en caso de ser necesario. También se estudia los usos y costumbres de los invitados a efectos de brindarle por ejemplo comida sin azúcar a un invitado diabético. Debe tenerse en cuenta que la ceremonia no coincida con ninguna fiesta patria o religiosa de alguna personalidad o diplomático extranjero. Esto evitara disgustos posteriores que alteren la armonía intercultural que debe reinar en toda ceremonia.

FECHA Y HORARIO

El método para elegir la fecha y horario es el siguiente.

La fecha no debe coincidir con ninguna celebración religiosa ,ni feriado extranjero ni local. No debe ser una víspera de feriado local o extranjero y el horario debe adecuarse a las actividades de los presentes. De lo contrario optaran por no concurrir ,y si se ven obligados lo harán de mala gana. También se debe tener en cuenta los diferentes eventos que abarcan el acto...si luego de una ceremonia o seminario ,hay un catering o un espectáculo artístico, se debe dar al menos dos horas, para que los invitados puedan asearse y concurrir. De lo contrario optaran por alguno de los dos.



SALON ADECUADO

La elección no es solamente una elección estética, no basta con que tenga lindos tapices o molduras, es necesario un lugar funcional , rápido para evacuar en caso de inconvenientes, de ser posible se elegirá cercano a planta baja o en planta baja mismo. Espacio suficiente de acuerdo a la cantidad de invitados, se deben mover con comodidad. Deben tener una accesibilidad para fotógrafos, cámaras, sonido, cabinas de interpretes, medios de comunicación, reporteros. Debe tener varios accesos, para invitados, autoridades, periodistas y sobre todo el personal de apoyo (seguridad, mozos) debe tener facilidad de acción.


INVITACIONES

Las invitaciones deben emitirse con una antelación de treinta a sesenta días para que quienes estén involucrados puedan dar forma a su agenda ,esto evita que haya negativas a concurrir por tener otro evento en el mismo día y horario.
El invitado debe dar respuesta por si o por no de forma inmediata. pues hacerlo sobre la fecha denota toda ausencia de información protocolar y falta de consideración con quien tuvo la deferencia de invitarnos.
La invitación telefónica ,solo sirve para las reuniones entre gente de suma confianza.
Pero puede ocurrir que la premura del acto no de con los tiempos necesarios para la invitación formal, en ese caso se realiza la invitación telefónica ,pero se confirma mediante esquela entregada en mano , fax o mail para imprimir , en este caso no debe mediar confirmación, puesto que la asistencia fue arreglada telefónicamente.

La distribución de las mismas, puede ser mediante correo privado, correo oficial o personal dependiente. Este ultimo es el mas adecuado puesto que el personal debe ser responsable de entregar la invitación so pena de sanción disciplinaria.

La respuesta debe ser telefónica, para lo cual figura el numero de teléfono de la oficina de protocolo en uno de los ángulos inferiores.


PROGRAMACION DE UN ACTO O REUNION

Se DEBE tratar de amalgamar todos los elementos y secuencias que tiendan a la consecución del fin pretendido.

A)Delimitar físicamente los ámbitos en los que habrán de desarrollarse los diferentes pasos .

Básicamente son tres:
1.-fase exterior o de entrada: recepción de exterior: En este estadio deben tenerse en
cuenta todo lo relacionado con la llegada, estacionamiento de automóviles, chequeo de
invitaciones todo hasta el momento de cruzar el marco de la puerta.
2.-fase interior o de permanencia: recepción de interior, atención de interior u despedida
de interior. El encargado de esta parte se ocupa del invitado ni bien atraviesa la
puerta, su ropa, su copa de bienvenida. su acompañamiento al salón o mesa, todo hasta el
momento del reintegro del abrigo y la despedida de sus anfitriones.
3.-fase exterior o de salida: despedida de exterior: En este caso el cuidado se pone en la
despedida , la entrega del auto y su partida.

B)Asignar las funciones al personal que debe actuar en cada fase.

También son tres a saber :

1.-función de dirección o conducción: Es la persona o equipo que concibe, planifica y
organiza el acto. Esta función debe estar centralizada a fin de no permitir la intromisión
de otros integrantes del ceremonial.
2.-función operativa: Este personal es el que cumple con la función delegada del personal
conductor, y a su vez controla y vigila la ejecución de los trabajos del personal auxiliar.
Secretarias privadas, ejecutivas ,protocolares, coordinadores de protocolo o relaciones
publicas que conocen las exigencias del evento y su organizador.
3.-función auxiliar: Es la desarrollada por todos los colaboradores del servicio,
aseo, alimentos, sanidad, acomodamiento de los asistentes.


C)Lista de chequeo y seguimiento

Consiste en un detalle minucioso de todos los elementos, actos y personas necesarios para la culminación del evento.
En la primer columna se ponen los elementos , actos y personas.
En la segunda, se asienta el nombre del asistente operativo que se hará responsable del área.
La tercera fundamenta si se derivo o terciarizo la función.
La cuarta consta si la tarea fue concluida con éxito.
En la quinta se asentara la verificación por parte del funcionario de ceremonial de cada uno de las áreas comprometidas.
El responsable del ceremonial que es el único que dará la cara, debe chequear de forma individual cada área.


ORADORES

El ejecutivo de ceremonial debe conocer a cada uno de los oradores o al menos que los conozca un asistente suyo.
Esto tiene por objetivo
-Instruir al orador acerca de la finalidad del acto, recepción o ceremonia
-Instruirse acerca de las ideas del orador y del tema de la conferencia.....Se debe tratar que coincidan con la finalidad del acto para no ofender idiosincrasias.
-Instruir al orador del tiempo que tendrá asignado.
-Solicitarle una copia de su Currículum Vitae , o al menos una breve descripción de su desempeño académico y profesional , a los efecto s de su correcta presentación al auditorio .
Lo recomendable es que el discurso no dure mas de 10 minutos. Esto se regula en función de la cantidad de oradores presentes. El tiempo máximo esta calculado en una hora cátedra 45 minutos.

En lo relacionado con la lectura de los c.v de los oradores deben ser muy celoso en su lectura, ya que el mismo es producto de mucho esfuerzo del asistente. Se debe tratar que no exceda ninguno sobre otro, para eso se destaca que “todos” han cursado master en el exterior por ejemplo. De este modo no se deja al descubierto quien posea menos trayectoria. Se trata que no sea muy tedioso para no aburrir a la concurrencia.

En el caso que los oradores sean personajes públicos solo se hará mención de su nombre.

En la lista de chequeo deben constar bien los teléfonos de los oradores y su secretarias por inconvenientes de ultimo momento.


ESTRADOS Y TARIMAS
Si el acto no se lleva a cabo en un auditorio y se debe entregar premios por ejemplo se instalara una tarima de 20 o 30 cm. De altura. Esto reforzara la tensión de los presentes.
Esta tarima debe estar alfombrada , elevando la jerarquía del evento. Del mismo modo la mesa que apoya debe cubrirse con un grueso muletón o molleton de paño o terciopelo evitando que los presentes observen los pies de los conferencistas.

MICROFONIA
Se debe prever al menos dos micrófonos por estrado. Debe evitarse aquello de “pasarse” el micrófono.
Si los asistentes harán preguntas, deben estar previsto al menos dos micrófonos ambulantes , uno desde la izquierda y otro desde la derecha, ambos hacia el centro.

ILUMINACIÓN:
Se debe procurar que no existan zonas oscuras o en penumbras. También tratar de ayudar al trabajo de camarógrafos y periodistas presentes evitando que estos conecten sus equipos suplementarios para iluminarse.
Se debe evitar que estén las luces dirigidas a los presentes o a los conferencistas como reflectores de teatro pues esto causa sensación de ceguera, dolor de cabeza y nauseas.
Es conveniente que este previsto el equipo generador por cualquier inconveniente.

AMPLIFICACIÓN
Evitar EL 1,2,3 probando verificando previamente al acto la calidad del sonido.

PODIOS
El podio es una instalación independiente, incorporado o móvil, de uso en grandes banquetes.
Se ubica al ras del piso o sobreelevado algunos centímetros. Debe ser lo suficientemente ancho como para que puedan apoyarse en el las hojas del discurso y un vaso de agua al menos. Jamás detrás de la mesa principal.
El incorporado tiene la desventaja de dividir la mesa en dos. La alternativa potable es en el centro métrico pero en un nivel inferior. Da la posibilidad que quien preside pueda ver todo el auditorio y también al orador.
En cambio el móvil se utiliza con grandes jerarquías como las reales, papales...para evitar que estos se trasladen....

TARJETEO
Nunca debe omitirse el tarjeteo pues esto producirá inconvenientes entre los presentes por “el mejor lugar” ..Se debe controlar que no se cambien las tarjetas de lugar y que se guarde el riguroso orden asignado previamente hasta la conclusión del ingreso de los participantes.
Los asistentes de ceremonial , deberán tener en su poder una copia de la distribución de las ubicaciones para evitar inconvenientes..Es recomendable que el asistente hable varios idiomas por si los concurrentes son de distintos orígenes. También debe ser un agente de cortesía y cultura sobresaliente pues deberá estar en contacto permanente con los invitados.
Si se produce una ausencia con aviso se deberán retirar todas las tarjetas ,quitar la silla y retarjetear. Si es de ultimo momento pero es en el estrado se debe proceder igual.

SEGURIDAD

Es uno de los ingredientes mas importantes. Sobre todo si esto se organiza en el ámbito oficial.
Es responsabilidad del funcionario de ceremonial preservar la seguridad de los concurrentes.
Se debe contar con el auxilio de efectivos de seguridad ya sean privados o no.
Cuando se presenta una autoridad , la seccional de la zona interviene, por eso se los debe tener en cuenta e informarles el lugar, fecha y horario del evento.
Si los invitados no revisten jerarquía ,igualmente se debe cuidar su buen estar en el sitio.
También se debe tener en cuenta a los responsables del cuidado del lugar y estar en contacto con ellos a fin de conocer todas las entrada y salidas del lugar y transmitir a sus auxiliares por cualquier inconveniente que necesite de la evacuación del espacio.
En general el protocolo dice que debe protejerse el recinto, el guardarropas y el estacionamiento.

VEHÍCULOS

En este items se consigna el cuidado que debe llevar los autos y vehículos que transporten a los asistentes, cuidado, estacionamiento, descenso o ascenso y desplazamiento.
Se debe reservar el lugar para todos las personalidades que asistan.
El sitio se señala con números o letras y su orden se da ,según la jerarquía de su propietario. Cuanto mas jerarquía mas cerca de la salida, para evitar la demora mientras se acerca su chofer.
Se remite un tarjetón con el grafico del lugar a los asistentes indicando entrada y salida fija y alternativa , y ubicación. Si se debe estacionar en vía publica se deberá gestionar con tiempo los permisos. Siempre esa zona deberá estar custodiada por personal policial para evitar los atentados y sustracciones que se puedan presentar.
Debe exigirse la presencia de personal de playa ,comunicados permanentemente por trasmisores, esto permite que el funcionario del ceremonial acuda al encuentro del invitado con precisión del sitio. Sobre todo si el invitado asiste conduciendo su propio auto. El desplazamiento de los mismos debe ser muy veloz para lo cual estos espacios deben estar despejados totalmente.
Si son muchos los asistentes es conveniente que se utilicen mas de un garaje y de este modo permite dividir los mismos por orden jerárquico.
Es conveniente que solo para los funcionarios de mayor jerarquía se reserve el derecho de ser esperados a la salida del lugar. Al resto se le pide que se desplace directamente desde el playón
En todos estos casos se debe prever el horario de salida y retiro de los asistentes con algunos minutos de diferencia para evitar el tumulto. La calle del estacionamiento debe estar totalmente despejada al menos hasta la esquina mas próxima y con permiso de doblar en sentido del trafico para poder confundirse raudamente. Para esto se debe estar en concordancia con las autoridades de transito.

ASEO

Se sobre entiende que la limpieza es justamente la muestra mas exquisita de la cortesía por lo tanto uno de los requisitos indispensables de todo acto protocolar.

No es una actividad menor, por lo tanto el personal a cargo del lugar deberá cuidar al máximo los detalles. Para eso se debe estar en concordancia con el personal de maestranza del lugar ,el mayordomo de la repartición o el encargado del edificio. El encargado del protocolo debe ocuparse personalmente de vigilar el aseo de pasillos, escaleras y baños con prioridad. Si algo esta mal atendido toda la responsabilidad la tendrá el encargado del ceremonial.
Es quien deberá hacer cumplir los requisitos como el de no fumar. Que en los sanitarios no falten los elementos elementales como papel ,jabón, toalla, desodorante, secador de manos, cambiador de bebes (aunque esto es muy excepcional)quitamanchas, talco, hilo, pomadas, cepillos ,peines etc,etc.

ASCENSORES

En el caso de asistencia de figuras relevantes, se debe tener el ascensor reservado para su uso, se debe evitar mezclar al asistente con el resto de los invitados y tampoco sobrepasar a la fila ya armada, provocando la hilaridad de los presentes.
Del mismo modo una vez que el invitado llego a su destino el ascensor que lo condujo no debe moverse de ahí, debe permanecer con la puerta abierta. Los motivos son una emergencia ya sea personal o del acto que obligue al mismo a abandonar el lugar de forma intempestiva.
Si hay un solo ascensor debe estar a su disposición exclusiva.

ORNAMENTACIÓN

Acá se incluyen todos los elementos que decoran el lugar, como aquellos que puedan utilizarse para atraer la atención de un auditorio.
Arreglos florales: Estos deben ser sencillos, armónicos. Debe evitarse que se los busque con lupa o que invadan todo como en un funeral. Siempre deben ser flores naturales. Y tratar en la medida de lo posible que sean flores inodoras, como calas, conejitos ,etc. Esto lo pide las reglas de buen gusto. Tampoco flores teñidas pues duran menos y jamás guirnaldas o cataratas de flores ,ni armado de banderas con ellas..
Se deben ubicar a los costados de la mesa central, en rincones estratégicos, en columnas puestas al efecto.
Centro de mesa: Acá nos referiremos a los centros en estrados y mesas de trabajo.
Si se firma un documento o se jura un cargo , se debe eliminar la presencia de flores.
En estos casos debe usarse pequeños bustos, tinteros antiguos, jamás candelabros y excepcionalmente banderas del país que integran la mesa. Si la mesa esta sobre un estrado se debe poner un manto grande cubriendo las piernas de los presentes.
Árboles y plantas ornamentales: Algún detalle verde permite armonizar la seriedad que se ve en las reparticiones publicas. También en este caso se debe tener mucha discreción en lo que se elige. Sencillos y moderados. Se trata de que los mismos sean naturales. Pueden estar al pie de una escalera o al costado de un escenario. Debe tomarse la precaución de limpiarlas hojas con frecuencia para evitar mal aspecto.
Alfombra: Tres alternativas de disposición
a) camino exterior
b) camino interior
c) fachada o estrado

a)desde el descenso del auto o avino , hasta la puerta de acceso al recinto
b)desde el acceso hasta el lugar dela ceremonia
c)paralela al lugar del entrada , de modo tal que las autoridades esperen sobre ella y luego puedan entrar todos juntos.
También se debe cubrir la superficie de un estrado, palco o tarima con el objeto que sobre ella sean dispuestos los asientos de las autoridades.
Deben ser de color rojo que es el color de la autoridad, o púrpura como la usada en la Iglesia Católica .El sentido de alfombrar los recorridos tiene su origen en evitar que los reyes pisaran el suelo que si pisaban sus súbditos.
Tapices: Se utilizan colgando del balcón o en el centro métrico del salón donde se ubiquen los funcionarios que presiden el acto. Este tapiz es lo que marca la distinción del acto mismo. Argentina recién se esta implementando. Puede tener el escudo del país por ejemplo. Recordemos que en las jornadas de corridas de toros se pone el mantón sobre la pared del palco.
Piezas de arte: Deben ser moderados y guardar orden con la jerarquía o la solemnidad del acto.

SANIDAD
Se debe cuidar la parte sanitaria, dada el hacinamiento ,el cansancio, las esperas y las tensiones que conllevan toda manifestación protocolar, suele acarrear a algunos asistentes trastornos como lipotimias o ahogos. En consecuencia se debe contar con la presencia de un medico y una ambulancia de unidad coronaria de alguna emergencia medica. Esto se debe tener muy claro pensemos en lo que acarrearía el fallecimiento de un funcionario a nivel político y comprometedor para el organizador. No debe el funcionario a cargo del ceremonial hacerse cargo de la salud de sus presentes por eso ni bien se produce el incidente se debe dejar en manos del medico presente. Debe tener en su poder el teléfono de los hospitales y centros especializados de las cercanías. También debe tener a mano un botiquín provisto de todos los medicamentos de venta libre.

INCENDIOS Y EXPLOSIVOS
Cuando un profesional se hace cargo de un evento, debe recorrer el ámbito buscando bien las salidas alternativas que existan para caso de conmoción. Se recomienda inicialar al responsable igual que a los participantes de cada salón para que dado un imprevisto sea el quien se haga cargo de la evacuación.
Se recomienda tener una comunicación fluida con los bomberos del lugar, a fin de no producir incompatibilidad de criterios en caso de siniestro.

PRENSA:
La prensa, es el factor discordante de todo encuentro protocolar, saltan vallas, no respetan los limites y tratan de autoritario al jefe de ceremonial. En nuestro país es imposible trabajar solamente con los cronistas y fotógrafos oficiales como hacen los diferentes países del mundo. Con ello los organizadores guardan el orden funcional. En estos países los cronistas y fotógrafos hacen su trabajo y luego el Departamento de prensa reparte su material a todos los medios existentes que lo soliciten. Esto ocurre así por que en esos países se entiende que esa noche de la “ceremonia” o “acto” no existe la primicia , sino que esta hecha para alagar y agasajar a la personalidad o personalidades presentes.
Por eso Francia y España por ejemplo pueden dar rienda suelta a actos protocolares de gran envergadura donde nadie molesta a los protagonistas con micrófonos o preguntas.
En función de ello es que se han dado forma a una serie de requisitos que ha ayudado en algo a la buena convivencia de ceremonial y medios presentes.
Para ello el departamento de ceremonial debe mantener constante y fluido contacto con los medios a fin que en el momento del acto no se produzcan corto circuitos. Ambos deben entender que se necesitan mutuamente.
Seguridad, ceremonial y prensa son los tres ingredientes que debe existir en el seno de Administración publica.
Deben reunirse a fin de saber cuales son los lineamientos a seguir. De esta forma se comunica que tal o cual personaje por ejemplo no hará declaraciones aunque lo hostiguen. Esto evitara que se salten los vallados ,por ejemplo.
El encargado de prensa debe estar siempre atento a que se dice y donde y como se publica cada noticia.
La reunión con personal de canales y fotógrafos es imprescindible a fin de saber cuales son los mejores ángulos de filiación y fotografía.....

La acreditada deberá ser provista del programa y de los planos de ubicación, orientación.
También un folleto con las mínimas normas protocolares. No debemos olvidar que el protocolo es imagen y esa imagen depende de los medios.

GACETILLA DE PRENSA
Es ,específicamente, un informe objetivo, claro y escueto en el que se participa del objeto y programa de una ceremonia..
Debe estar conformada con lenguaje de precisión y exactitud, lenguaje llano y sencillo sin giros ni tecnicismos, de este modo evitara que al publicarla se la mutile o directamente no se la publique. Se debe tener en cuenta que esas publicaciones se hacen de buna voluntad y de forma gratuita.
Debe estar hecha en un excelente papel y contestar las cinco preguntas básicas
¿quien?, ¿que? , ¿donde?, ¿ cuando? y ¿por qué?.
Se debe escribir en una sola carilla, a dos espacios y con margen ancho para que un jefe de redacción pueda poder las instrucciones al mecanógrafo de publicación.
Para eso es importante que quien se dedique a la redacción se ocupe de ver todos los titulares de eventos similares.
Jamás se deben enviar por correo ni mail, sino de forma personal para cubrir de ese modo la seguridad de su publicación.

CONFERENCIA DE PRENSA
Si bien no es un asunto de ingerencia del ceremonial pues no corresponde que la conferencia la la decida el jefe de protocolo, hay cierta actividades que si intervine el ceremonial.
a)invitaciones: supervisa la redacción y efectúa el envió de invitaciones a los medios de prensa.
b)salón adecuado: Debe conocer las dependencias del edificio donde se realicen las actividades para que el mismo sea luminoso, amplio, y cómodo.
c)Elementos suplementarios :asientos confortables, micrófonos, amplificadores, acústica, interpretes, teléfonos, fax, internet, etc.
d)lunch: se debe dar un buen lunch a los medios presentes para que se sientan que están contenidos.
e)entrega de material: es parte del personal de ceremonial entregar folletos, planos, croquis, resúmenes de temas que se comentaran, currículum, fotografías, desgravaciones.

VISITAS DE PRENSA: Puede que se inauguren instalaciones de algún edificio o institución y se convoca a la prensa a visitarlo para que sean difundidas las mismas.
a)Se debe tener presente no invitar a los periodistas en fecha de cierre de ediciones, y verificar que no coincida con fechas de envergadura.
b)Tratar que todos se reúnan en un lugar en común, y entregar ahí el material y chequear credenciales.
c)Invitados: se debe organizar la lista de invitados, la lista de invitaciones y del posterior envió.
d)Transporte: Se debe proveer de traslado si los periodistas están fuera de su área de trabajo
al mismo modo proveer el refrigerio.
e)Distintivos y credenciales: Deben se diferentes a las que posean los organizadores e invitados al evento para mejor proveer.
f)Alojamiento: Si el evento es a una distancia que no se puede regresar, se debe proveer de alojamiento con teléfono y pc con internet.
g)Obsequios: Es de buen gusto entregar algún obsequio para recuerdo del evento.

ACREDITACION: Solo deben participar del evento quienes estén acreditados con anticipación. Esto obedece a que se pueda trabajar con comodidad., debido a los espacios físicos. Se puede entregar la credencial en el momento o enviarlo con un tiempo considerable y solicitar su confirmación.

SALA DE PRENSA: se recomienda en todo edificio con capacidad suficiente destinar un salón para las conferencia de prensa. Este lugar debe estar acondicionado con teléfonos, micrófonos, estrado para el funcionario, asientos para los periodistas. Se debe tratar que el lugar central este a contrapunto de la luz natural, esto es necesario para que los fotógrafos
puedan trabajar sin problemas.
Los estrados de los funcionarios públicos deben contar con el escudo nacional ,provincial o municipal a su frente. En caso de ser una empresa o institución debe estar el logo de mismo.
Debe constar de proyectores y reproductores de video as también como de un podio para el locutor .

PERSONAL AUXILIAR: Se denomina personal auxiliar a todas las personas que colaboran en el servicio, acompañamiento , aseo, alimentación, sanidad y acomodación de todos los asistentes a un acto, recepción o ceremonia.
1)en la fase exterior en caso de arribo de un pasajero a un hotel 5 estrellas, cuando llega el coche, el portero debe encaminarse lentamente hacia el mismo y antes que el chofer descienda abrirle la puerta derecha trasera. En ese momento el chofer se dispone a abrir la puerta del baúl y retirar el equipaje que coloca en la vereda de la explanada, volviendo al auto y alejándose del lugar. Luego el portero toma dicho equipaje y junto al pasajero se dirige al auxiliar interno llamado botones. En ese ínterin el pasajero se registra y el botones lleva su equipaje hacia los ascensores donde con la puerta abierta espera a su huésped.

Veamos ahora la disposición de una recepción.
En la explanada debe funcionar el reconocimiento y la seguridad. En este caso los autos deben tener un tarjetón visible sobre su parabrisa. El personal de seguridad debe tener el listado de autos a ingresar .El personal auxiliar debe estar dispuesto y visible a relativas distancias para ir acelerando el recorrido. En las playas de estacionamiento también de acuerdo a los concurrentes será el numero de auxiliares que indicaran su ubicación.
En la puerta deben cubrirse las siguientes funciones, apertura, recepción, chequeo, seguridad y acompañamiento de interior los que deberán ser varios a fin de evitar filas y aglomeraciones.

Dentro del personal de interior se destacan ,los traductores, interpretes, dactilógrafos de pc, ordenanzas, mucamas, mozos, locutores, auxiliar de guardarropa debe ser un lugar muy bien acondicionado por el valor delas prendas que se guardan en pieles en invierno.

MUSICALIZACION: Hay dos formas la ambiental y complementario.
La primera se usa para las recepciones y banquetes. Su volumen debe ser tenue a fin de no incomodar la conversaciones de los presentes, los temas solamente instrumental y puede ser música grabada o en vivo..Se recomienda temas grabados ya que la presencia de músico y menos aun de un pianista entorpece a los visitantes.
La segunda es parte delos acontecimientos a desarrollarse. Esto debe ser como apertura o cierre del evento mayor. El ámbito donde los músicos actúen puede estar en el mismo recito o fuera de el.

SÍMBOLOS: Se debe instalar escudos y banderas de los organizadores y los invitados principales .Si no se puede completar la cantidad de símbolos con la cantidad de participantes, se deberán retira dejando solo los del país organizador. En relación a los himnos se debe interpretar primero el del país invitado y luego el del anfitrión. En caso de ser varios el anfitrión es el que cierra. Generalmente se deben ejecutar al comienzo de los actos protocolares. Durante la ejecución de los himnos las banderas del país deben estar elevadas en la cuja.
En el caso de los símbolos religiosos se deben poner los que correspondan a los asistentes, si es necesario una jura, o para la bendición de instalaciones.

CEREMONIAL DE LA BANDERA:

Disposición para cualquier tipo de acto, reunión o ceremonia.

Tengamos presente que la bandera no es un elemento ornamental ,no se debe considerar como un ingrediente mas de la decoración de un salón, palco o estrado. Es lo mas elevado en los símbolos nacionales y representación permanente y emotiva de las luchas y regocijos que forjaron la nacionalidad. En consecuencia, el sitio de honor por antonomasia de una bandera nacional es el centro métrico de la pared principal del lugar en el que se ubiquen las autoridades que presidan el evento.
Pero para evitar algunos inconvenientes con personas que pueden llevarla por delante y tararla internacionalmente se ha decidido que el lugar de honor de la bandera sea a la derecha ceremonial (a la izquierda de los presentes)del escritorio, palco o estrado.
Si hay presencia de una segunda bandera esta ira a la izquierda de la local. Si en cambio son tres o mas siempre en numero impar, debe quedar la nacional en el medio .Si son pares deberán estar ordenadas por orden alfabético cuyo nombres estarán escritos en el idioma del país anfitrión.

En el caso que el centro métrico no permita su distribución, se deberá instalar la anfitriona en el lado derecho del lugar y a partir de ahí hacia el centro métrico por orden alfabético el resto.

Si las banderas son colocadas en peanas triples u olímpicas, la nacional se ubica en el escalón mas alto.

Si estamos en presencia de la nacional, provincial y municipal deben guardar un riguroso orden de prioridad 1)Nacional,2)Provincial,3)Municipal

Si una de las provincias , o entidades presentes carece de símbolo , no se colocara ninguna pues esto mostraría una descortesía para el resto.

En el caso de abanderar los frentes, y teniendo en cuenta que no es un adorno, solo debe instalarse una bandera con sol a la derecha de la puerta principal de acceso o en el centro métrico de un balcón principal.

En el caso de tener que agregar mas banderas, serán las llamadas de ornato, sin sol.
Si se debe poner de otro país esta será a la izquierda de la principal.
En el caso que la ornamentación corresponda a un auto se deberá poner un pequeño mástil en el guardabarros derecho , las medidas en el caso argentino es de 35 de alto por 45 de ancho y con escudo en vez de sol.

Para la arriada e izamiento de la enseña no existen normativas expresas, se debe regir por los reglamentos del ejercito y del Ministerio de Cultura.
La bandera deberá ser el objeto de mayor honor y respeto en los actos.
A su paso los asistentes deben abandonar toda tarea y rendirle con dicha muestra el condigno respeto que merece.
Los encargados de izar y arriar la bandera solo deben hacerlo los abanderados. Si las inclemencias del tiempo prohíben estar presente frente al mástil , donde se encuentren deberán mirar hacia ella.
Para elegir a los abanderados se deberá tener en cuenta su cualidades intelectuales y sus esfuerzos personales, quienes sean elegidos no podrán renunciar .Esta ceremonia se debe realizar de ser posible en horas fijas y con la presencia de todo el personal. En los ámbitos escolares se tratara que todos los días se entone “aurora” o el “saludo a la bandera”sin grabaciones, en el ámbito castrense se realiza al toque de tambor, corneta o marcha. El saludo se realiza sin armas. En caso de estar formada la tropa lo deberá hacer de frente al mástil, en los casos de civiles se pide que adopten la posición de “firmes” es decir con pies juntos y brazos colgando a sus lados, o mano derecha sobre el corazón .
El horario varia si es el castrense o educacional, el primero será a la salida y puesta del sol y el segundo al comenzar y cerrar la jornada. Jamás debe quedar la bandera sin ser arriada antes del anochecer. Como tampoco debe quedar si izar por las inclemencias del tiempo.
La bandera debe ser cuidada que no toque el suelo. Debe ser llevada por el abanderado con sus brazos extendidos.
En caso de duelo, se debe izar primero hacia el final y luego bajarla de acuerdo al duelo. Para arriarla se procede de igual forma, se la lleva hacia arriba y luego se la baja.
Los días de fechas patrias, no se debe poner la bandera a media asta ,pues no hay personaje por mas ilustre que sea que pueda obnubilar la fiesta de la patria. Si la fiesta patria cae a mitad de el duelo , se debe interrumpir el mismo y continuar al principio del día siguiente.

La bandera nacional debe ser transportada por el abanderado y dos escoltas ,a su entrada se debe poner de pie el auditorio y aplaudirla. El abanderado llevara en su hombro derecho el peso del asta que sostendrá con su mano derecha junto con la parte inferior del paño. Su colocación en la cuja también debe ser efectuada con su mano derecha. Si debe ser puesta en el suelo el regatón del asta se debe encontrar del lado externo de su pie derecho. Es que por norma internacional la bandera nacional no cede jamás su derecha. En consecuencia el tahalí debe ponerse cruzando el pecho desde el hombro izquierdo hasta la cadera derecha. Si la visión de la entrada de la bandera esta muy lejos debe estar un auxiliar para avisar a la concurrencia la que debe ponerse de inmediato de pie. Si a continuación ,corresponde entrar a otras banderas al recinto, la de ceremonia debe mantenerse en la cuja.
El abanderado y sus escoltas, serán dispuestos a la derecha del palco, o estrado, durante la ceremonia. Estos deben formar entre si un triangulo equilátero. Durante la entonación de los himnos la bandera queda en la cuja del mismo modo que si se producen desfiles en cuyo caso los participantes deberán pasar mirando hacia ella.. Si las canciones son de otro estilo, patrióticas por ejemplo se debe poner el asta en el suelo.
Cuando se da por terminado el acto , primero se retira la bandera y luego las autoridades. A su paso todos deberán estar de pie y aplaudirla. Al retiro de esta recién se arría la que se izo en el mástil.
Los escoltas no deben tocar la bandera, su función es de custodiar al abanderado por cualquier inconveniente que le pueda surgir.
Nunca se debe abandonar el sitio de honor de abanderado para recibir un premio o distinción, pues no hay mayor premio que ser abanderado.

El origen de las banderas es incierto se cree que el mismo viene desde el siglo XII a.c en la China.
El primer estandarte fue usado por las milicias romanas, en las batallas. Era un manto de color rojo con los símbolos de la legión bordados a su frente y trasladado en una barra con forma de cruz, pendiente del mástil, que remataba con un águila o con una punta de lanza.
A partir de la muerte de Octavio en el 43, se extendió como utensilio de dignidad imperial, precediendo su paso o simbolizando su presencia. A partir del 476, fue adoptado por casi todos los estados bárbaros. Hacia el siglo VII, fue adoptado por los árabes que le bordaban los símbolos de su religión y cultura a su frente. Durante la edad media el estandarte fue dejando de ser una prerrogativa real y se extendió por todos los territorios nobles feudales, cada señor feudal tenia el propio con su escudo de armas bordado en el.
El mas conocido de los estandartes esta al día de hoy en Francia mide 70mts por 50 cm. Y se relata en el los acontecimientos de la conquista de Inglaterra por el Duque Guillermo de Normandia. Recién luego de las cruzadas se comenzó a dar un significado genérico. Al finalizar las batallas permitía el encuentro de los sobrevivientes. Pasaba de ser un elemento nobiliario a ser un referente de encuentro de los luchadores. Se cree que la primera ciudad que distribuye los blasones por sus calles fue Génova. Se enarbolaban en los buques y en los edificios públicos. Con el paso del tiempo aparecen los Estados Nacionales y toman los estandartes con sus símbolos respectivos como emblemas identificatorios de cada país.

Las formas de las banderas pueden ser cuadradas, rectangulares, grímpola, corneta, gallardetón, gallardete. Las telas variadas, y su frente y reverso idénticos.

ELEMENTOS AUXILIARES:

El asta, barra que culmina en una pica llamada “moharra”. “Guardamanos” que es un protuberancia que se encuentra a mitad del asta para evitar su deslizamiento. En su extremo inferior el asta consta de un “regaton” o dedal.”corbata” que se encuentra en la cúspide es una faja de tela bordada con flecos de oro o plata con alguna leyenda alusiva. La “driza” es el cordón que sirve para su izamiento.
El “tahalí” es la banda que cruza el pecho del abanderado. Y por ultimo “la cuja” suerte de dedal donde se calza el asta en el tahalí.

LOS ESCUDOS

No se diferencia con las banderas, solo que debe estar siempre en el centro métrico .


LA MESA:

“INSTRUMENTO DE NEGOCIACIÓN, COMUNICACIÓN Y EXPRESIÓN DE PODER”

DIVERSOS TIPOS DE MESAS PROTOCOLARES:

CUADRADA: Esta mesa no es de las mas común en cuanto a protocolo. pero en cambio es la mas didáctica.
Cuando es una sola la persona sentada a la mesa desde ahora el “anfitrión”, no hay ninguna regla que indique en que parte debe sentarse , solo que para mayor comodidad del personal auxiliar se tratara que quede de frente a ellos por si surge algún cambio de menú imprevisto.
Cuando son dos se deberán ubicar cabecera y contra cabecera.
En caso de ser tres, los invitados se colocaran a ambos lados de acuerdo a su orden de precedencia, la contra cabecera queda libre. Cuando hay cuatro el tercero debe sentarse en la contra cabecera. Si el invitado es de la misma jerarquía y son acompañados por otras personas se ubicaran anfitrión e invitado de frete y a sus derechas los comensales siguientes por orden de precedencia
Si son dos matrimonios de igual jerarquía, se ubicaran la esposa del invitado a la derecha del anfitrión y la esposa del anfitrión a la derecha del invitado en la contra cabecera. Pero si son de diferente rango el anfitrión y su esposa ocuparan la cabecera y la contra cabecera y a la derecha del hombre la mujer del invitado y a la derecha de la mujer el invitado.

REDONDA: Es la mas usada al día de hoy. es ideal para 8,10 o 12 comensales. Esta mesa permite disimular si se produce una ausencia. No se distingue por sexo y a partir del anfitrión la disposición va por orden de precedencia.

RECTANGULAR: Ha perdido protagonismo .Se la denominaba “mesa imperial”.
Si el anfitrión se ubica en el centro del lado mayor del rectángulo será “a la francesa”,si lo hace en los lados menores será “ a la inglesa”.Si no hay participante de igual jerarquía la contra cabecera queda libre y su disposición será por orden de precedencia no importa el sexo.

MESA “T”: Es el conjunto de mesas rectangulares , cabecera en mesa a la francesa y a continuación mesa rectangular a la inglesa.

MESA “U”: Todos los participantes deben darse el frente .en cada sitio se pondra un cartel con su nombre y jerarquía o empresa.

MESA PEINE: es una mesa a la francesa y mas de dos extensiones a la inglesa.

MESA TRANSVERSAL: Es una mesa peine pero sin adosar a la principal.

MESA “O”: Es una serie de mesas rectangulares que unidas por sus extremos menores conforman un cuadrado que deja libre su centro. Esta mesa es sumamente incomoda y poco útil. En el espacio del centro a veces se ubican centros de mesa para disimular su espacio libre.


DESAYUNO DE TRABAJO:

Se debe realizar dentro del ámbito de la empresa o repartición que convoca, pues se supone que deberán trabajar o al menos conversar de trabajo., pero no hay un sitio especifico par a ello , puede ser el despacho , el salón contiguo , el bar del hotel, etc. Se debe realizar entre las 8 y las 10 y durar aproximadamente una hora, hora y media.
En el sitio asignado a cada comensal debe haber, plato para alimentos, copa de agua, copa de jugo, taza ; lapicero y área de apoyo y trabajo todo en 0,60 cm.


VINO DE HONOR:

Debe ofrecerse dentro del horario laboral, ya sea entre el desayuno y el almuerzo o el almuerzo y el cóctel. Solo alguna silla para algún asistente con dificultad para estar de pie. El paso de la comida y bebida debe ser frugal .En el ambiente de los plásticos este encuentro se denomina “vermissage”.

ALMUERZO DE TRABAJO:

Al igual que el desayuno se debe llevar a cabo en las instalaciones del anfitrión, no debe durar mas de dos horas, y su menú debe ser lo mas liviano posible.




CÓCTEL:

También esta recepción es de pie. Su horario es a las 19 aproximadamente. Su duración no excede las dos horas y no hay limite para los alimentos y bebidas. puede durante su desarrollo ofrecerse entrega de premios, discursos, shows.

BUFFET O COMIDA AMERICANA:

Todos los comensales deben tener su asiento, se celebra alrededor de las 20 hs. Pueden servirse así mismos o pueden hacerlo mozos asignados. La comida se encuentra en exposición y la bebida la entregan los mozos.

COMIDA DE PROTOCOLO:

Para este evento se debe cuidar todos los requerimientos del ceremonial.
Envió de invitaciones, indicación de vestimenta, confirmación de asistencia ya sea del invitado como de su cónyuge. Guardar el mayor rigor en cuanto a la puntualidad de arribo e inicio del servicio. La existencia de asientos para todos los invitados. Tarjeteo de los sitios
impresión del menú, armando de los sitios de acuerdo a la precedencia y utilización de la vajilla y adornos florales que se requiera según la celebración. Todos debe ser asistidos por mozos y sommeliers. El anfitrión ocupa la cabecera y no se levanta hasta el brindis.

RECEPCIÓN DE SOBREMESA O “APRES DINER”

Se realiza a continuación de una cena formal, donde no han podido por razones de espacio estar todos presentes Puede ese momento ser reservado para el brindis si el anfitrión así lo quiere. No e recomendable mas que en el ámbito oficial porque puede generar diferencias no queridas entre los asistentes como que unos son de primera y otros de segunda.


ARREGLO DE LA MESA

1)MENU
sobre el no diremos nada puesto que su responsabilidad recae en el sheff.
Solo que la redacción el menú, debe ser escrito en el idioma nacional el país anfitrión., si se quiere puede hacerse tipo libro y en la otra carilla agregarlo con el idioma del invitado.
Estos se imprimen en cartulinas blancas con letras negras en relieve. o debe contener ningún tipo de auspicios. e debe aclarar en que orden se servirán los platos y los vinos que deberán ser detallados con minuciosidad. o solo aclarar blanco o tinto, ni tampoco que se servirá agua mineral que obvio.

2)CENTROS DE MESA
Pueden ser florales naturales en cuyo caso se deberá cuidar que dichas flores no emanen olores que interfieran con los alimentos.
En el periodo de otoño e invierno se puede realizar con flores secas o frutos de estación.
Sea cual fuere el elemento elegido la medida va desde la mesa a la barbilla de los comensales para evitar que interfiera en sus diálogos. El argo puede variar desde 0,60 a 2,00mts según quien comparta la cabecera de una mesa rectangular a la inglesa.

3)BOUQUETS:
Si se ofrece a las damas presentes será siempre de flores naturales.

4)CANDELABROS:
Deberán ser metálicos, acorde al metal de los cubiertos. Solo durante las cenas. Jamás apagados y el color de las velas blanco.


5)MANTELES:
Se aconseja que sea blanco si es protocolar. Deberá llegar hasta la mitad de las patas y debajo deberá haber un “muletón” de fibra gruesa para evitar el ruido de los platos y los cubiertos y algún imprevisto derrame de líquidos.
Cuando sean desayunos o almuerzos de trabajo se podrá admitir manteles del tipo “INDIVIDUAL”.Pero jamás una comida protocolar deberá ser servida sobre estos mantelillos, aunque la tapa de la mesa sea de cristal ,pues el mantel evita que se vean los pies delos asistentes, que pueden estar relajados y en posturas inapropiadas.

6) SERVILLETAS:
En caso de mesas protocolares las servilletas deben ser del mismo genero que el mantel, deberán poseer el monograma de la casa anfitriona. Estar dobladas en rectángulo o estar dentro del servilletero que deberá ser del mismo material de los cubiertos y de los candelabros. Puede estar sobre el plato de sitio o la derecha del mismo.
Cuando es de etiqueta, pero no ceremonial, pueden jugar los colores afines sin ser muy discordantes ni alterar la decoración de la mesa.
El comensal tomara la servilleta y la pondrá abierta sobre su falda, al termino de la comida, deberá dejarla sin doblar sobre el lado izquierdo del plato de sitio.
Si por un imprevisto debería levantarse debe dejarla sin doblar sobre el asiento hasta su regreso.

7)PLATO DE SITIO O DE ASIENTO:
Este plato de tamaño superior al plato de mesa, debe ser del mismo material de los cubiertos. Si el evento no es de riguroso protocolo puede ser de loza o vidrio. Este plato no es quien marca el SITIO del comensal, para ello esta la tarjeta, su función es evitar el roce directo del mantel con el calor del alimento o prevenir algún pequeño derrame de salsas.

8)PLATO PARA PAN:
Se instala a la altura de los cubiertos de postre a la izquierda.
Sobre el se troza el pan o las galletas, los que se llevan a la boca con la mano. Jamás se debe mojar trozos de pan en las salsas, solo acompaña al tenedor para tomar los alimentos.

10)COPAS
Clásica: en línea recta una al lado de la otra, atrás de los cubiertos de postre y de la tarjeta de ubicación. De izquierda a derecha :agua, vino tinto, vino blanco.
Moderna: se parte dela derecha de los cubiertos de postre en ángulo de 45° de arriba hacia abajo :vino blanco, vino tinto, agua. En los desayunos de trabajo se ponen a la derecha del plato se ubica delante del comensal. De arriba abajo :agua, jugo.

11)CUBIERTOS: Se colocan en el orden y sentido en que se usaran. Existen dos formas A)Inglesa o B)Francesa.

A) Tenedor con dientes hacia arriba, cuchara con concavidad hacia abajo y cuchillo con filo hacia adentro.
B) Tenedor con los dientes apoyados sobre la mesa, cuchara con la concavidad hacia arriba y el cuchillo el filo hacia adentro.
Cuando se detiene el acto de comer, o se ha finalizado pero se continua con el menú, y los cubiertos no se cambian, se ponen a ambos lados del plato en “posición de descanso”.
En cambio si se da por finalizada la consumición ,o se pasa de pescados a carnes rojas por ejemplo, se debe poner ambos cubiertos dentro del plato en posición que comparada con las agujas del reloj serian las “cinco menos cinco” o “cuatro menos diez”.El tenedor a la izquierda y el cuchillo con el filo hacia dentro.


SERVICIO DE SALON

1)MOZOS: Su función es servir la comida, estar atento a la reposición de vajilla , y retiro de la misma al concluir cada plato. A falta de somemelier servirán las bebidas.
El aspecto del mozo debe ser de mayor pulcritud, saco, guantes y camisa blanca, pantalón, medias zapatos y moño negro. Sin anillos ni pulseras a la vista. Sus perfumes deben ser muy imperceptibles para no interferir con los aromas de los alimentos.
Su modo de expresarse debe ser en voz baja y su trato muy formal ya con los comensales, ya con sus compañeros. Jamás deberán hablar en un idioma ajeno a los presentes.

2)SOMMELIERS: Su función es servir las bebidas , debe vigilar que las copas de los presentes nunca se encuentre mas abajo de su mitad.

3)MAITRE: Debe vigilar el accionar de mozos y sommeliers y debe estar en continuo conexión con el agente de ceremonial y acatar sus indicaciones.

4)PERSONAL AUXILIAR: valet-parking, guardarropas, acompañante de mesa, cheeking de invitaciones.

5) REGLAS DE COMPORTAMIENTO:
a) El plato ya servido se coloca por la derecha y se retira sucio por ese lado.
b) Si el comensal debe servirse la fuente deberá ingresar por la izquierda.
c) También se apoya el plato limpio por la izquierda.
d) Debe gozar la ausencia de botellas, aceiteras, paneras, jarras. Si saleros ,pimenteros y el plato para enjuague de los dedos en caso de servirse alguna comida que se tome con la mano.
e) Al ingreso de los comensales solo puede estar el agua servida.
f) Se sirve cada vino de acuerdo al plato, en la actualidad se le pregunta las preferencias la invitado.
g) La botella de vino o champagne se debe resguardar con una servilleta para evitar el goteo de la transpiración del vidrio , y luego de servir girar sobre si mismo el gollete para evitar el goteo del contenido.
h) Si hay ensaladas las mismas se pones en “platos riñón” a la izquierda del plato de sitio y debajo del plato de pan.
i) El mozo o sommelier no debe cruzarse frente al comensal.
j) Cuando se valla a servir el postre, debe previamente retirar todo elemento ajeno al mismo, como saleros, plato de pan. Los cubiertos vendrán junto al postre y se incorpora por la derecha. Puede haber “carrito de postres”, en ese caso se estila por la derecha acercar el carro y que el comensal elija ; luego de servirlo apoyarlo por la derecha con los correspondientes cubiertos sobre el plato de sitio..
k) En el caso de licores y café o té se pueden servir en salón aparte y no necesariamente todos sentados.


AMBITO Y DURACIÓN DE LA RECEPCIÓN

1)ILUMINACIÓN: esta debe ser cálida e indirecta, evitar que parezca un escenario teatral.

2)MUSICA: Suave de fondo, que permita conversar...solo se subirá el volumen en el sitio y en el momento del baile, si lo hay.

3)DECORACON: Sencilla, sobria y alusiva al evento.

4)PLANOS DE ORIENTACIÓN: Se debe armar en el caso de no tener personal que acompañe al invitado a la mesa. Este debe estar a la vista y con un cartel que diga “USTED ESTA AQUÍ” y en la misma dirección de la disposición de las mesas. Los invitados a su llegada mientras saludan a los anfitriones y beben un aperitivo se acercan y buscan su ubicación.

5)DISCURSOS: Los mismos se dirán antes de servir los alimentos, puesto que supone que los oradores han tenido una ajetreada jornada y luego de beber y comer no estarían en condiciones de decir, ni de escuchar discursos. Por otro lado el personal de prensa no esta invitado a la comida, en tal sentido no se los puede tener de pie esperando que terminen de comer los presentes.

6)BRINDIS: Se efectúa al finalizar la comida, normalmente este acto es retribuido por el invitado de honor, En ese caso no debe aplaudirse a si mismo, ni continuar comiendo el postre , ni ponerse de pie, ni hablar con su compañero de mesa.
Si quien ofrece el brindis esta con su esposa deberá hacerlo en plural “mi esposa y yo ..”
Las copas no se golpean, solo se hace ademán de golpear el aire en sentido de orientación de quien sea el beneficiario.

7)GUARDARROPAS: Debe contar con personal de vigilancia para que nada falte. Se entrega un numero copia del que se prende a la prenda. Se trata de colocar todas las pertenencias en una misma percha.


LA COMUNICACIÓN PROTOCOLAR , ORAL , GESTUAL Y ESCRITA

ORAL: SALUDOS, PRESENTACIONES Y TRATAMIENTOS


SALUDOS :Es la primera muestra de cortesía, respeto y buena educación.
En caso que los rangos sean similares el mas joven debe saludar al mayor, el hombre a la mujer. Si por el contrario estos son diferentes el de menor rango debe saludar al mayor ya sea esta mujer o menor.
Si se dirige a un grupo primero lo hará con los de su rango, luego las mujeres y por ultimo a los de mayor edad.,pero temiendo en cuenta que estos deberán acercarse y ofrecerle su mano. Siempre este tipo de saludo se hace de pie. Aunque si es una dama que recibe saludo de un señor de rango o edad menor no deberá levantarse. Lo mismo ocurre con figuras muy ilustrísimas como el PAPA por ejemplo que recibe los saludos sentado. En estos saludos no debe existir el beso como saludo aun siendo parientes. El saludo que se estila es el de dar la mano derecha que debe ser ofrecida por el de mayor rango o edad. Al juntarse las manos estas deben quedar perpendicular al piso y bien juntas. No se debe dar la mano con la palma hacia arriba esto indica sumisión, limosnear. La palma hacia abajo es signo de superioridad lo efectúan los miembros dela iglesia y la realeza pues esperan la ceremonia del besamanos.
Dar la mano es la expresión mas apropiada de saludo entre personas de distinto sexo y aun del mismo que no se conocen o su trato es profesional.
Nunca debe darse la mano a través de una mesa, escritorio sino dar la vuelta y saludar. También es necesario que ambos interlocutores se miren a la cara al estrecharse las manos.

BESAMANOS: Es una muestra de cortesía de un caballero a una dama e imprime alta jerarquía hacer el ademán de besar la mano extendida, basta para este saludo una leve inclinación de cabeza y llevar la mano de la mujer hacia sus labios con el gesto de besar su dorso.
No es lo mismo besar que hacer el gesto, pues esto evita que la mano quede salivada si son varias las personas que saludan.
Este saludo tiene implícito un sentimiento de admiración y respeto hacia la dama en cuestión..Este saludo debe ser extensivo a todas las damas de un grupo ,pues seria innecesaria la descortesía hacia algunas de ellas.
En el caso de saludar a autoridades extranjeras o nacionales se debe hacer mediante la dación de manos. Puede ocurrir que quien saluda incline un poco su cabeza en señal de respeto y cortesía.
En el caso de saludar a nobles o monarcas, siendo súbditos de ellos, la mujer deberá inclinar su pierna izquierda hacia atrás casi hasta tocar el suelo, manteniendo erguido el torso y el caballero inclinar su cabeza con el torso erguido. A pesar que no esta permitido por regla de excepción las mujeres de la corte pueden conservar su mano enguantada durante los saludos. En el caso del Papa, se besa el anillo.
PRESENTACONES PROTOCOLARES

Estas Presentaciones requieren de desconocimiento previo. Nunca han sido presentados antes. No deben autopresentarse , salvo que sean de igual rango y se encuentren en un ámbito donde nadie puede terciar, para eso esta el personal auxiliar que hace las veces de presentador e introduce a la persona desconocida en el grupo. A falta de este lo hará el anfitrión. La presentación no es directamente del que recién llega al anfitrión, es el caballero a la dama y el joven al mayor, esto siempre que sean de igual jerarquía por que en el caso de ser diferentes debe ser presentado, no importando su edad o sexo del mayor rango al menor.
Es de pésimo gusto recibir el saludo o presentación sentado. Solo los Monarcas y algunas figuras de rango eclesiástico tienen aceptado hacerlo.
La excepción es cuando un hombre saluda a una señora , esta puede estar sentada, en cambio si un hombre es el saludado por una mujer debe pararse y lo mismo si es entre dos hombre o dos mujeres siempre del mismo rango.
Si son matrimonios los presentados, primero se presentara al hombre y luego a su esposa, salvo que esta tenga peso propio, donde se realiza a la inversa.
La esposa es la “señora de...” señora tal..” refiriéndose al apellido del cónyuge.
Si es soltera su nombre y apellido completo.
Siempre se debe mencionar el nombre, apellido y cargo o titulo. Cuando es una familia en pleno se debe mencionar el nombre del parentesco; solo si es hermano o hijo se puede aclarar “mi hijo o mi hermano....”

TRATAMIENTO PROTOCOLAR

Es indispensable conocer bien el tratamiento protocolar hacia personalidades o funcionarios. Desconocerlo es no querer saber quien es el otro y actuar con descortesía producirá la hilaridad del otro. Su desconocimiento pone en evidencia la falta de cultura.
Esto vale tanto para presentar, saludar o cursar notas o invitaciones .

TRATAMIENTO POLIVALENTE:
Es el mayor tratamiento que puede darse a funcionarios, magistrados cualquiera sea el idioma que se mencione significan lo mismo, Señor, monsieur, my lord, Don. Señora , Lady, Madame, Doña.
El superior jerárquico no se dirigirá a su subordinado como “señor” a secas, sino mencionando su apellido o el cargo que desempeñe, caso contrario se le daría a su subalterno un “señorío “ indebido.
En el protocolo francés se designa al presidente como “monsieur le president” y en el ingles “sir”.En el caso de nobles o aristócratas, se menciona “señor duque” o “señora baronesa”.
La primera dama será “señora xxxxxxx”.En el orden académico será “señor profesor” “señor rector”
Cuando un civil se dirige a algún miembro de las fuerzas armadas deberá nombrar “coronel””almirante” y no “señor Almirante” por ejemplo, ni “mi general” por que el “mi “ equivale a reconocer un señorío impropio.
El “Don” proviene de la palabra latina “dominus”, A pesar que por el correr del tiempo y por usos y costumbres estos apelativos se dan hoy a personas con cierta jerarquía social. Tanto en Italia, como en España se conserva su uso para los monarcas o personas de gran prosapia.
Es importante no usar el don y el señor juntos en una nota. Don es para el nombre del funcionario y Señor para el cargo por ejemplo: “Señor Gerente, Don xxx xxx” .
En la Argentina, a partir del 85’ se ha dispuesto quitar el tratamiento de “excelentísimo “ para los cargos de Presidente hacia abajo y de señoria para los jueces


LENGUAJE GESTUAL PARA NEGOCIOS Y GESTION PROTOCOLAR.

La comunicación gestual tiene tanta o mas importancia que la comunicación escrita y hablada. Mediante esta se confirma o se contradice lo que se dice o escribe.
Cuando se dice que alguien es intuitivo se esta refiriendo a la capacidad que tiene ese sujeto para descifrar los gestos de su interlocutor. Estas reglas dependen en parte de la cultura del país de origen, lo que para uno puede ser bueno o agradable para otro puede ser ofensivo.

DISTANCIA ZONAL:

Se encuentra entre los 45 y 15 cm, que solo los allegados pueden traspasar, quien pasa los 15cm. será considerado en zona de “contacto de zona intima privada”
A partir de los 46 es zona personal y llega hasta el 1,20 esta es la medida de distancia entre dos mesas de café, dos escritorios. La zona social se extiende hasta los 3,50 donde separa de los extraños, de los clientes, de empleados. A partir de ahí se considera zona publica, esta es la distancia buscada cuando se debe decir un discurso, pues es la que hace sentir mas cómodo.
Estas distancias deben ser respetadas, pues violarlas podrían producir malos entendidos y ser contraproducente. La efusividad y costumbre de besar de los argentinos puede resultar ofensiva para otras culturas. la necesidad de espacio se debe al origen cultural, si alguien que nació en la ciudad necesitara menos que alguien que nació en el campo.
El limite generalmente se pone con utensilios personales.



MOVIMIENTO DE LAS MANOS

Si el negociador saluda mostrando su palma será síntoma de intenciones francas y honestas.
En las cortes |judiciales se jura con la mano derecha en alto.
Las posiciones fundamentales de las palmas son hacia arriba “que pide” y hacia abajo esperando el besamanos. También puede ser con la palma cerrada y el dedo señalando lo que indicaría una postura agresiva. Si se le pide algo a un superior o par con este modo , se puede ofender. Puesto que el dedo significaría la vara del amo que golpea sobre el vasallo para pedir obediencia.
Entre los saludos se encuentra el apretón de manos que muchas veces decide el éxito o fracaso de un encuentro..Si nuestra palma queda hacia abajo hay sumisión si por el contrario queda hacia arriba hay dominación. Muchas veces se utiliza este juego para hacer creer al otro algo que no existe. Es importante dejar que el superior tome la iniciativa del momento y del tipo de saludo.
Diferentes modos de saludos con las manos:
a)Guante: cuando nuestras dos manos aprisionan la del otro .Este estilo lo usan los políticos.
b)Pescado: sensación de abandono, desgano y blandura, esto genera rechazo en quien recibe, pues no genera seguridad.
c)Agresivo: Pareciera que quisieran destruir la mano de la otra persona. Utilizan la palma hacia abajo y el brazo rígido impidiendo en este sentido el ingreso a su zona intima.
Este tipo de saludo lo usa la gente de campo porque su zona intima es mas amplia.
Quien se frota las manos denota una expectativa y actitud positiva.
Si los dedos están entrelazados, se denota frustración. Según su cercanía al rostro es el grado de mayor rigidez. Mientras no se muestre la palma de la mano, la actitud hostil continuara.
Las manos en ojiva que pueden ser en tres posturas, hacia atrás ,arriba y abajo. esta ultima es mas usado cuando se escucha y es la mas usada por las mujeres. El gesto de la ojiva se usa mucho en personas que se tienen confianza y que se saben superiores .
Poner las manos detrás de la espalda la cabeza erguida y asentir con el mentón hacia delante indica autoridad. Se usa mucho para relajarse en situaciones de tensión. Se debe distinguir el hecho de tomarse las manos al de tomarse las muñecas o los brazos que significa autocontrol.
Si la manos van por la cara durante una situación significa mesura, tedio o duda.
Taparse la boca con el puño cerrado, o con la mano y el pulgar que oprime la mejilla, significa que esta mintiendo y siente que ese el momento de no hacerlo mas.

Taparse la boca con el puño cerrado, o con la mano y el pulgar que oprime la mejilla, significa que esta mintiendo y siente que ese el momento de no hacerlo mas.
Taparse la boca mientras otro le habla significa que no se le cree.
Todo lo antedicho vale para la nariz.
Otros signos que denotan mentira son “tirarse el cuello de la camisa, rascarse el cuello, la oreja, el ojo”
Rascarse el ojo o el oído seria tratar de “ver bien” o “escuchar bien” para no ser engañado.
El aburrimiento se denota cuando se sostienen la cabeza con la mano. También puede serlo el golpear la mesa con los dedos o el piso con los pies, a mayor golpeteo mayor ansiedad. Y el meterse los dedos en la boca seria como buscar la seguridad que nos daba esa actitud de niños. Hacerlo con la patilla del anteojo significaría estar evaluando el tiempo de demora de una respuesta a dar. Los gestos adelantan los pensamientos.
Las manos en la cintura indican triunfo, atrás de la cabeza superioridad. Juntar miguitas o basuritas en una mesa un libro etc, indica poco interés en el interlocutor y señal que no se debe opinar para no mostrar su desacuerdo, en este caso ni siquiera se les mira a la cara.

BRAZOS:
Si estos están cruzados sobre el pecho, denota negatividad y estar a la defensiva.
Si a esta se le agrega cerrar los puños, chasquear los dientes es señal de agresividad contenida.
Si por el contrario se abren los brazos es señal de buen recibimiento.

PIERNAS:
Se las puede cruzar una sobre otra y sostenida con la mano en forma de cuatro. Generalmente lo hacen los hombres, dejando ver sus medias por debajo del pantalón. O simplemente cruzarlas usa encima de la otra. Las mujeres pueden también estirar las piernas en diagonal al cuerpo y las cruzan sobre si, esta es la forma de sentarse en algún evento donde sus piernas se lucen.
Para entrar a un auto se debe poner primero una pierna, la izquierda por ejemplo y luego de pasar el cuerpo ingresar la otra.
Cruzar los tobillos denota agresividad y poco respeto a su interlocutor.

PIES:
indican claramente a donde se desea “ir”.Sea este espacio o persona.

ARMADO DE OFICINAS:
Cuanto mayor jerarquía , mayor espacio. En una reunión que se da por finalizada, se dará vuelta el cuerpo y los pies indicaran el lado de la salida aunque aun las caras continúen mirándose Se destacan dos tipos básicos de orientación corporal 1) en ángulo de 90° que permite el ingreso de otros al tema y 2)en estrecho frente a frente que lo impide. Esto ocurre también cuando se esta sentado, se puede ir girando de tal modo para quedar frente a frente y no permitir que un tercero se inmiscuya.
En el caso que la reunión sea de orden protocolar se puede dejar el sillón de jerarquía y ponerse al lado del interlocutor para dar mayor afabilidad al encuentro. En este caso los sillones cuanto mas jerarquía tienen mas alto es su respaldo y su base dando mayor visibilidad de la situación, y colocado frente al ventanal, con apoyabrazos y giratorio mostrando diferencias con los otros que serán fijos, mas bajos y sin apoyabrazos y en ángulo de 45°.
En cuanto a los escritorios, deben ser cuanto mayor jerarquía menos bordeados los bordes.
Los despachos de los funcionarios, deberán tener una mesa pequeña con sillones informales de ser posible también giratorios.

REGALOS EMPRESARIALES:
Es parte del lenguaje no hablado, la entrega de obsequios. Para ellos se deberá tener un fichero con el listado de personas a quien se les quiere o se les debe hacer un regalo para determinadas fechas. Igualmente debe hacerse con quien nos regala a nosotros. Esto ayuda a no repetir regalos y a no olvidar fechas importantes. también se debe recordar si el regalo fue o no agradecido .Esto se debe hacer por nota, por teléfono o por mail.
El regalo es la cara de la empresa, se le puede poner el logo o los emblemas nacionales debe ser útil y se debe poner énfasis en conocer la que cultura a la que nos vamos a dirigir, no se le podría regalar algo de cuero a un Hindú cuya cultura tiene por sagrada a la vacas. Saber si el numero 13 es importante o no, si los números impares o pares son los significativo de completud. Si hay figuras que puedan ser ofensivas y si se entregan envueltos o no de ser así en que material se envuelven. En culturas Asiáticas se debe envolver con color rojo y de preferencia seda. Tampoco es necesario abrir los obsequios cuando uno los recibe, de esta forma se evita dejar al descubierto si hay regalos de mayor o menor valor. Se debe tratar de hacerlo lo mas cercano al evento sino perdería valor o interés. Solo en contadas ocasiones se debe regalar a un superior en el rango.

COMUNICACIÓN FORMAL

Mensaje : lo envía el PE al Congreso, pidiendo o indicando algo.
Proyecto de Ley: proposición escrita que de ser aprobado su contenido se convertirá en Ley.
Proyecto de Decreto: Propuesta de una decisión que adopta el PE unilateralmente.
Resolución: Medida que dictan los Ministros o Secretarios del PE.
Resolución conjunta: Medida que suscriben dos Ministros o Secretarios.
Disposición: medida de autoridades de menor jerarquía para el arrea de su competencia.
Nota: se dirige de persona a persona y es de carácter de servicio.
Circular: es una nota con muchos ejemplares del mismo tenor y de ámbito interno.
Informe: dato u opinión emitida de un órgano de consulta
Memorando: escrito de uso interno de persona a persona como recordatorio u opinión.
Parte: Se emite a diario y se relaciona con un tema en particular.
Providencia: escrito no sujeto a la opinión que resuelve imprevistos.
Despacho telegráfico: telegrama
Despacho virtual: email
Expediente: conjunto de documentos sobre mismo tema ordenados cronológicamente.


TIPO DE PAPEL Y FORMATOS:

Se utiliza tipo papel obra, blanco, alisado de peso de 82 gr. De 21 X 29,7 ml. Debe contener el logo o emblema del lugar de origen.
El tamaño del texto debe ser del margen izquierdo 0,40; margen derecho 010; inferior 0,25 y superior 0,50.
Las sangrías en el comienzo o luego del punto y aparte debe ser de 10 espacios partiendo del margen izquierdo. El lugar y la fecha a dos interlineas debajo del logo y partiendo del centro, primero el lugar, la coma y luego la fecha que será incluida luego de la firma.
En el caso del encabezamiento va a 4 interlineas del lugar y fecha y con caracteres mayúsculos. Cada renglón deja una interlinea y en cada punto y aparte dos. La redacción debe ser clara y concisa y a diez espacios comenzando del lado izquierdo y a dos del encabezamiento, no se debe usar palabras extranjeras. Se inicia con “me dirijo a usted” y se finaliza con “saludo a usted atentamente”.
Se firman el original y todas las copias a enviarse, el resto se iníciala y se sella con sello de no mas de dos renglones evitando las abreviaturas. En las copias a archivar se pone el Org.Fdo.porXXX.
La papelería básica de un organismo es 1)el papel carta con logo , 2)el continuación que será el mismo sin logo, 3)el copia que es mas liviano.
4)El papel esquela. 5)Tarjeta de presentación funcional y personal.,en el caso de ser casado también deberá contar con las tarjetas de su cónyuge. 6)Tarjetas de invitación y 7)sobres funcionales y personales.





CLASIFICACION DE DIFERENTES REUNIONES

Congreso: del latín “congregare”juntar, reunir. Se trata de encuentros de colegas miembros de una misma institución, con trabajo sistematizado y generalmente convocado dos veces al año.
Jornadas: Del provenzal “jorn” días similar a los congresos.
Convención: del latín “convenire”venir varias personas a un mismo lugar. Formal y genérica. Se delibera y luego se obtiene el consenso.
Seminario: del latín “seminarius” relativo a semilla y ala siembre. Reunión de estudio o trabajo de grupo reducido se trabaja en sesiones planificadas.
Simposio: deriva del griego “festín”reunión de personas capacitadas en determinado tema con exposición de expertos que se refieren al mismo en profundidad y cada uno a un aspecto particular.
Coloquio: del latín “collaquium” conversar. Reunión informal de especialistas en un tema. No se necesita llegar a una conclusión.
Conferencia: del latín “conferre”juntar. Un expositor expone un tema. Si son varios con cortes iguales y consecutivos se denomina “ciclo de conferencias”
Mesa redonda: Los expositores mantienen diferentes puntos de vista y se puede debatir sobre los mismos.
Panel: Varios presente exponen sus ideas pero sin a hacer uso dela palabra propiamente dicha.
Foro: del latín “forum”Reunión con libre expresión de ideas con un coordinador.
Asamblea: del francés “assemblee” reunión. Reunión formal reglamentaria de una institución .Se debe labrar un acta y tener Quórum” para sesionar y tomar decisiones. Debe tener un temario y orden del día. Rige los destinos de la instituciones ,se eligen autoridades y se renueva cada año.
Curso: del latín “ cursus” camino. Seminario extendido en el tiempo
Taller: del francés “atelier”, oficina donde se hace un trabajo manual.
Exposición: Reunión de varios expositores para una exhibición publica de arte, productos, servicios o materiales , etc. sin venta directa. Divulgación
Muestra :Exposición que realiza un solo expositor.
Feria: Exposición donde se ponen en venta los productos expuestos.



DENOMINACIÓN DE LA REUNION

La gestión de una reunión es similar a la humana.
Primero se debe buscar el nombre antes de empezar la organización, que no se puede cambiar jamás, si empieza como encuentro, no puede cambiar por simposio, o jornadas. Si esto ocurre demuestra que el organización no es un O:P:C, sino que su única motivación es la económica tratando de llenar de gente suscripta al lugar. Es importante no abusar de la denominación “nacional “ o “Internacional”.Para que un congreso sea internacional, debe mediar la decisión de una asamblea General
Se debe dejar en claro la temática y la actividad que van a desarrollar los profesionales. También se debe poner el numero de encuentro que se va a llevar a cabo.

MOTIVO DE LA REUNION:

Pueden ser :

1)averiguar la opinión de los profesionales o los avances de una disciplina en particular.

2)Arribar a conclusiones que sirvan para canalizar dichas opiniones y profundizar tales avances.

3)Ganar dinero.

Por otra parte, la participación de una persona puede obedecer a:

1)Ampliar conocimientos

2)Realizar un aporte científico o profesional

3)hacer turismo

4)Conocer gente con un fin meramente social.

5)realizar intercambio de opiniones con colegas
6)Agregar un elemento mas al currículo

FECHA DE CELEBRACIÓN:

Esto es FUNDAMENTAL para el éxito.
Debe pensarse con uno o dos años de anticipación. Tratar que no coincida con fechas de vacaciones del lugar a donde se realizara. Que no coincida con fiestas patronales , ni religiosas o patrias de los integrantes, pues dificultaría su presencia.

También debe tenerse en cuenta el envió y recepción de invitaciones, aceptación de las mismas, elaboración del temario y confirmación de oradores, disponibilidad del local sede y disponibilidad de equipos necesarios.

CIUDAD SEDE:
Debe tener los siguientes requisitos:

a) Un centro de convenciones o un local que sirva para albergar eficazmente nuestro encuentro
b) Capacidad hotelera suficiente.
c) Facilidades de acceso y movilidad interna
d) Recursos humanos suficientes para cubrir los servicios auxiliares.
e) Colaboraciones y actitud propiciatoria de las autoridades y de las asociaciones profesionales y cámaras empresaria de la localidad.
f) Mayor cantidad de potenciales participantes.
g) Buen nivel socio-económico de la población de la localidad desde
h) Aceptación del encuentro en la comunidad local
i) Servicios turístico, restaurantes y similares. Diversiones. Excursiones. Servicios varios de atención al turista.
j) Potencial turístico, Recursos naturales, manifestaciones folklóricas. Museos y manifestaciones culturales, Exposiciones y otros encuentros paralelos en la fecha .
k) Seguridad de sus calles y sus visitantes.

En este sentido la ciudad opera como un factor muy importante para lograr que mas allá del éxito del evento , se tenga en cuenta como ciudad a visitar nuevamente, mas si quien lo hace es con fines sociales o de turismo.
Para una buena selección de la sede se clasifica de uno a diez en los items requeridos y se van eliminando a medida que no cubran mas de setenta puntos

LOCAL SEDE

También para elegir el local se debe tener mucho cuidado y procurar que el sitio tenga al menos estas características.

a)Cantidad y cantidad de lugares y ámbitos de acuerdo al evento que se quiere realizar.
b)Que estén interconectados y en el mismo edificio
c)Que todos los servicios funcionen a la perfección.
d)Que el hotel donde se hospedan si no es el mismo este cerca.
e)Estacionamiento propio
f)costos razonables.
g)restaurante propio o bien muy cerca y a precios razonables.
h)que este ubicado en el centro neurálgico de la ciudad

De igual modo que para la elección de la cede, se debe trabajar en base a puntaje para el local.

PRESUPUETOO Y FINANCIAMIENTO

Es el punto crucial de todo tipo de evento o reunión a realizar.
Los principales fuentes de recursos:

1)Recursos propios
2)Arancel de inscripción
3)Esponsorizacion privada
4)Exposición paralela
5)Stand promociónales
6)Subsidio del estado
7)canjes
8)Aporte exclusivo de una empresa relacionado con la temática a desarrollar.

GESTIONES QUE AYUDAN AL PRESTIGIO DE UNA REUNION

A)Publicaciones gratuitas del evento.
B)Obtener que las autoridades le den carácter turístico al evento.
C)Lograr que se imprima un sello postal alusivo
D)Obtener servicios gratuitos de algunos servicios como impresión de papelería, catering.

ETAPAS DELA ORGANIZACIÓN

PRE-REUNION

· Organización
· Difusión previa
· Contratación
· Contacto con los disertantes
· Recolección de información de los participantes

CELEBRACIÓN

Ene esta etapa se lleva a cabo el desarrollo de evento

POST-REUNION

· Recolección y ordenamiento de conclusiones
· Impresión de las conclusiones
· Difusión y envío de las conclusiones
· Agradecimiento a los presente
· Entregas de diplomas
· Desarme de instalaciones
· Liquidación de saldos


El evento mas complejo es el congreso , veremos cuales son los pasos a seguir

v Organización
§ Comisión organizadora, difusión, contratación de disertantes
§ Comisión de honor, para homenajear a los disertantes
§ Comisión académicos, para evaluar y acotar los tiempos de las ponencias
§ Comité técnico de apoyo, personas que colaboran con la organización
§ Consejo ejecutivo, dirige los debates y decide sobre imprevistos

v Difusión Previa
§ Folletos
§ Invitaciones –notas de invitación
§ Publicidad
§ Gacetillas
§ Internet
§ Email, natural, ocasional y tentativos asistentes
§ Conferencia de prensa previa

v Contratación y reservación
§ Hoteleria
§ Salones
§ Servicios

v Contacto con disertantes
§ Disponibilidad y oportunidad
§ Trabajo por escrito e idioma
§ Apoyo audio visual
§ Currículo vitae
§ Honorarios
v Información para participantes
§ Cartillas de alojamiento
§ Precios indicados
§ Monto a cubrir
§ Material turístico
§ Convenios con restaurantes
§ Planos de ubicación
§ Fichas de inscripción
§ Programas de reuniones y actividades culturales
§ Calendario turístico de la época de la reunión
§ Transporte oficial
§ Visados y tramites para ingresar al país
§ Vacunas, seguros
§ Informe del clima
§ Pedido de documentación en regla del participante y su acompañante
v Últimos servicios a contratar
§ Carteleria y señalizacion
§ Vigilancia Y seguridad
§ Agencias de viaje y cambio para sutiempo libre
§ Fotocopiadoras e internet
§ Filmación y fotos
§ Correo privado
§ Calígrafos y traductores.
§ Regalos empresarios
§ Credenciales y carpetas de inscripción
§ Circuito cerrado de audio y t.v
§ Buscapersonas

ETAPA DE CELEBRACIÓN
v Etapa receptiva
§ Prensa y relaciones publicas en el momento del arribo de los congresistas.
§ Alojamiento y traslado de los mismos

v ARMADO Y SUPERVICION DE LA SALA
§ Pantalla Gigante, casetera, televisión, tarimas, estrados, acústica, grabación y desgrabacion, protección de ruidos externos, fotocopiadora, internet, traductor para sordos
§ Microfonia fija y ambulante, iluminación, amplificadores,
§ Mesas
§ Carteleria
§ Sillas
§ Alfombras cortinas.
§ Cabina de interpretación simultanea
§ Requisitos sindicales, como cumplimiento de horas extras del personal auxiliar
§ Tarjeteo, carteles indentificatorios de delegaciones
§ Sanitarios en perfecto orden y equipamiento.

v CATERING
§ Mesas, planos de orientación y comodidades anexas
§ Coordinación de menú. Comidas medicas o culturales, prohibidas, refrigerios
§ Calidad del servicio de acuerdo con el tipo de reunión
§ Comidas que cubre la organización
§ {arreglo de mesas
§ souveniers
§ shows artísticos
§ línea de recibo en las recepciones de la reuniones


v Proveedores
§ Grafica imagen, publicidad
§ Platería, plaqueteria
§ Armado de estands
§ Entoldados , filmación , fotos
§ Mensajeria , correo privado
§ imprenta y papelería, fotocopiadora
§ Encuadernación y doblado
§ Decoradores, vigilancia y seguridad, agencia de cambio y viajes
§ Informática, pc
§ Interpretes traductores
§ Regalos
§ Circuitos cerrados

v Etapa Post-Reunión

§ Despedida
§ Coordinación de regresos entre aéreos y terrestres
§ Desarmado de ámbitos
§ Depuración y pasado en limpio conclusiones
§ Impresión de la s conclusiones
§ Remisión a los participantes
§ Corroboración de direcciones, postales y mails de los participantes

Ø Material xtractado del trabajo presentado por el Profesor señor Aníbal GOTELLI, nacido en Buenos Aires el 4-1-63 quien en el año 2000fueincorporado como Director General de Relaciones Insternacionales, Cnsulares y Cooperación con el Gobierno de la Ciudad. uego de haber sido el Coordinador del Protocolo de la presidencia de a Nación. l 10 de mayo recibió EL GRAN COOOAR DE LA ORDEN DEL AGUILA BICEFALA de manos del señor Embajador Don Jorge G. Blanco Villalta presinte de instituto Argentino Gral.San Martín, quedando incorporado a la misma instutucion como miembro de honor.
























El protocolo en una Boda Real

Entresijos del Protocolo para un acto de estas características.

La vestimenta de las mujeres

Las pautas de vestimenta suelen venir indicadas en la invitación. Para una boda de día, las señoras deben ir de corto, evitando los escotes escandalosos y los cortos exagerados. Lo ideal es un largo por debajo de la rodilla o por encima del tobillo. Hay dos colores prohibidos: el blanco (por ser el color de la novia) y el negro que se considera que no se debe llevar en las bodas. En el caso de la casa de Orange , el naranja también se prohíbe por ser el color de la casa Real.

En las bodas de día se llevan mantillas o bien tocados y pamelas. Hay que tener cuidado con que el tocado o pamela elegidos no sean demasiado aparatosos, ya que no se quitan durante ningún momento de la boda (ni siquiera en el banquete) con lo que si es muy grande, molestará al comensal que se tenga al lado.

Los bolsos suelen ser pequeños y discretos, a juego con los zapatos. Al sentarse, nunca se deben dejar encima de la mesa si no a un lado de la silla.

No es una casualidad que las soberanas nunca coincidan en el color de sus trajes, se trata, más bien, de una labor entre secretarías. Allí se encargan de averiguar e informar, discretamente, por supuesto, sobre los tonos elegidos por cada Casa Real.

Es normal que en las bodas reales, la Casa de Su Majestad ponga a disposición de la realeza de otros países y de ilustres invitadas un servicio de Peluquería y Maquillaje para las señoras. (Según la revista Interviú, así se hizo en la boda de las dos Infantas. Cerca de 200 maquilladores y estilistas contratados por la Casa Real, fueron arreglando a las damas de la realeza por los distintos hoteles donde estaban alojadas.)

Cómo deben vestir los hombres
La prenda adecuada para este tipo de ceremonias es el chaqué (jacket), compuesta por una chaqueta negra terminada en pico y un pantalón a rayas de color gris. La camisa debe ser blanca y la corbata suele ser gris de seda. Los chalecos es más adecuado que sean lisos. No es adecuado llevar un pañuelo a juego con la corbata o de colores llamativos. Si se usa pañuelo, lo indicado es blanco. En cuanto a los zapatos, deben ser negros y de cordones y los calcetines, negros.




La etiqueta en la mesa

El menú

El menú en las Bodas Reales lo suele servir un restaurador de reconocido prestigio de la ciudad donde se celebra la boda. (Jockey fue quien sirvió el banquete en la boda de Don Felipe y Letizia Ortiz). El menú suele estar compuesto por dos entrantes (uno puede ser frío y otro caliente), un plato de pescado, otro de carne y el postre.

Es también frecuente en este tipo de bodas, que haya menús alternativos para personas de otras religiones (con otras costumbres alimenticias) y también para personas vegetarianas o diabéticas. En el menú de la Infanta Elena hubo, por ejemplo, un menú vegetariano, otro musulmán y otro kosher para personas de religión judía.

Los vinos, se elegirán blancos secos y tintos reservas o gran reservas de alguna de las Bodegas más prestigiosas. En los postres se puede servir algún vino dulce para acompañar. Por supuesto el cava es irremplazable para el brindis.

Las normas en la mesa


Los manteles
serán de hilo blanco; se utiliza cubertería de plata y la vajilla de Palacio con el Escudo Real. Servilletas con el monograma de los novios. Delante del plato de sitio debe figurar el souvenir del acontecimiento junto a la tarjeta con el nombre del comensal.
En el centro de la mesa se lucirá el bouquet de flores naturales

La vajilla y los cubiertos:
El plato llano o de sitio es el que primero se coloca, luego se colocan bien alineados los cubiertos, los más cercanos al plato serán los que el comensal use antes, y los últimos los que se usarán para terminar; los cubiertos de postre se pondrán por encima del plato.

Las copas: En cuanto a las copas, se colocarán 4, de izquierda a derecha; de agua, de vino tinto, de vino blanco y de cava. Los platos no son servidos de ninguna fuente o bandeja común, es decir, la comida se servirá directamente en los platos de cada comensal. Nunca se retira un plato sin haber puesto otro inmediatamente después; es decir:: el comensal nunca se queda sin ningún plato en la mesa.

Para que los camareros que sirvan la mesa sepan si hemos acabado o no, esto se suele indicar con los cubiertos: si se dejan a las seis de la tarde o a las cuatro y veinte (según las agujas del reloj) es que hemos acabado.

Comportamiento de los invitados
Lo normal es que los invitados se conozcan pero si no es así y se sientan juntos en el banquete; se deben presentar con nombres y apellidos. En un acontecimiento de estas características no es muy adecuado comer demasiado, por muy buena que resulte la comida. Tampoco se debe beber demasiado, para evitar caer en el ridículo o la exageración. En cuanto a la conversación en la mesa, se deben evitar temas polémicos como la política o el fútbol y hablar de cosas más banales.